Les raisons pour lesquelles le travail progresse dès que vous arrêtez le multitâche

Les raisons pour lesquelles le travail progresse dès que vous arrêtez le multitâche

« Toujours occupé, mais sans avoir l'impression d'avancer » — beaucoup de gens connaissent ce sentiment. Les journées sont remplies dès le matin, les notifications sonnent, les réunions s'enchaînent, et avant de s'en rendre compte, c'est déjà le soir. On a fait beaucoup de choses, mais les résultats concrets ne sont pas là.
La source de cette dissonance réside moins dans la « gestion du temps » elle-même que dans les « critères de décision pour l'utilisation du temps ».


1) La gestion du temps ne consiste pas réellement à gérer le « temps »

Il est important de se rappeler que le temps ne peut ni être arrêté ni augmenté. L'horloge avance à vitesse constante, et chaque jour compte 24 heures, aujourd'hui comme demain. En d'autres termes, bien que nous parlions de « gestion du temps », ce que nous pouvons vraiment gérer, ce sont nos actions et nos choix.


Par exemple, si vous avez quatre heures de libre le lundi matin, que faites-vous de ce temps ? Vous concentrez-vous sur la préparation de documents, traitez-vous vos emails, ou vous occupez-vous des tâches administratives en premier ? La différence réside moins dans les compétences que dans la « manière de décider ».


Si vous ne faites rien, ces quatre heures disparaîtront. Vous ne pourrez pas les récupérer plus tard. L'ennemi de la gestion du temps n'est pas un échec spectaculaire, mais les « fuites de temps » qui se produisent sans qu'on s'en aperçoive.


2) Être « occupé » ne prouve pas la productivité

Lorsqu'on parle de productivité, l'un des malentendus les plus gênants est l'équation « occupation = productivité ».


Avoir un emploi du temps chargé, faire des heures supplémentaires, répondre constamment aux messages, jongler avec plusieurs tâches à la fois. Tout cela peut donner l'impression de « travailler dur ». Mais si les résultats ne sont pas au rendez-vous, il est probable que l'effort soit mal orienté.


Le multitâche, en particulier, crée l'illusion d'être « efficace ». En réalité, l'attention est fragmentée, les coûts de changement s'accumulent, et les progrès s'étirent en longueur. En conséquence, on se retrouve souvent dans une situation où « on a été actif toute la journée, mais rien d'important n'est terminé ».


3) Les priorités ne se limitent pas à « classer »

Beaucoup de gens se sentent rassurés en créant une liste de tâches à faire. Cependant, le simple fait de faire une liste ne change pas la réalité.
Ce qui fonctionne vraiment, c'est le principe simple mais difficile de « classer par ordre d'importance et traiter du haut vers le bas ».


Ce qui est crucial ici,

  • c'est que les tâches importantes sont souvent « lourdes ».

  • Les tâches importantes sont souvent « ennuyeuses ».

  • Les tâches importantes ne se terminent souvent pas « rapidement ».
    C'est pourquoi les gens ont tendance à se réfugier dans des tâches simples ou des réponses immédiates (répondre, faire de légères corrections, ajustements mineurs). Cela donne l'impression d'avoir accompli quelque chose, mais la distance parcourue est courte.


Les priorités ne sont pas un ordre choisi selon l'humeur. C'est « l'ordre qui vous rapproche le plus rapidement de votre objectif ». Placez la « tâche la plus importante » en tête de votre emploi du temps. C'est le cœur de la gestion du temps.


4) Consacrez plus de temps aux tâches de haut niveau, traitez légèrement les tâches de bas niveau

Dans le travail, il y a des tâches qui donneront le même résultat peu importe qui les réalise, et des tâches que vous seul pouvez accomplir.


Pour véritablement augmenter votre productivité, allouez plus de temps aux « tâches de haut niveau » que vous seul pouvez réaliser, et traitez rapidement les tâches de bas niveau ou déléguez-les si possible.


Le point ici est que la sensation de « tout faire soi-même est plus rapide » finit par réduire la productivité à long terme.
Privilégiez l'accumulation de résultats importants plutôt que la satisfaction à court terme de tout régler rapidement. Pour échapper à l'occupation, cette « philosophie de répartition » est efficace.


5) Le signe d'une véritable productivité est l'augmentation des « achèvements »

Alors, comment mesurer la véritable productivité ?
L'indicateur est simple : « l'accumulation d'achèvements concrets ».

  • Un rapport est terminé

  • Un problème est résolu

  • Une décision est prise

  • Une action menant à des ventes ou des résultats est mise en œuvre

  • Les projets laissés en suspens diminuent


Plus ces « fins » augmentent, plus la productivité est élevée. À l'inverse, plus les projets en cours, en examen ou en ajustement augmentent, plus la productivité semble faible.


Les personnes productives détestent les « doubles emplois ». Elles réduisent les reprises, évitent de répéter les mêmes vérifications, et avancent en plaçant d'abord les définitions et les décisions. Elles gagnent non pas par la durée du temps de travail, mais par la certitude des résultats et le nombre d'achèvements.


6) Décider de ce que vous ne ferez pas est la technique de gestion du temps la plus puissante

Même si vous définissez des priorités, la réalité est pleine de tentations. Notifications, demandes urgentes, actualités intéressantes, consultations informelles.
C'est pourquoi il est nécessaire d'avoir la capacité de dire « non » aux choses non importantes.


Il est souvent mal compris que dire « non » n'est pas un signe de froideur, mais une politesse pour se concentrer. Plus une personne produit des résultats importants, moins elle se laisse distraire par des tâches légères. Pour faire ce qu'il faut faire, il est essentiel de clarifier ce qu'il ne faut pas faire.


En pratique, cela pourrait se traduire par :

  • Désactiver les notifications pendant les périodes de tâches importantes

  • Traiter les réponses en lot plutôt qu'immédiatement

  • Fixer des créneaux pour les consultations au lieu de les accepter à tout moment

  • Établir des conditions de participation si l'objectif et la conclusion d'une réunion sont flous

  • Ne pas viser la perfection pour les tâches de faible valeur, mais s'arrêter à un niveau suffisant

La gestion du temps est une habitude de prise de décision avant d'être une technique d'agenda.


Réactions sur les réseaux sociaux (voix et points de vue courants)

  • « La gestion du temps, c'est finalement une question de ‘priorités’. Tout se résume à cela. »

  • « J'aimerais arrêter le multitâche, mais l'entreprise ne le permet pas. »

  • « Les personnes occupées ont besoin d'une ‘liste de choses à ne pas faire’. Ça fait mal à entendre. »

  • « On dit de déléguer, mais il n'y a personne à qui confier les tâches dans certains lieux de travail... »

  • « Quand les ‘achèvements (closures)’ augmentent, l'estime de soi se rétablit aussi. Je comprends. »

  • « Les réunions sont le plus grand voleur de temps. La réforme des réunions est la clé de la productivité. »

  • « Désactiver les notifications pour se concentrer a changé ma vie. »


La raison pour laquelle ce type de sujet suscite tant d'intérêt est qu'il touche directement une « douleur » ressentie par beaucoup. Le fait que l'occupation ne soit pas due à un manque d'effort personnel, mais aux critères de choix (priorités) et à l'environnement (réunions, notifications, culture) est un contenu qui suscite facilement l'empathie.


D'un autre côté, cela suscite aussi des réactions négatives. « Les efforts individuels ont leurs limites » et « il manque de systèmes ou de personnel », voilà les réalités. Selon la façon dont on traite ces aspects, le discours sur la gestion du temps peut basculer vers la « responsabilité individuelle » ou la « réforme ».


Mini-implémentations que vous pouvez commencer dès aujourd'hui après avoir lu cet article (bonus)

  • Décidez d'une seule « tâche la plus importante » pour demain matin et fixez-la en tête de votre emploi du temps

  • Désactivez les notifications pendant le temps consacré aux tâches importantes (même 30 à 90 minutes)

  • Pour une tâche de faible valeur, déléguez, automatisez ou arrêtez-la

  • Faites passer un élément « en cours » à « terminé » (même petit)

Les résultats augmentent lorsque la répartition change, plus que par la volonté. Puisque le temps ne peut être augmenté, changez votre manière de choisir. C'est le cœur de la gestion du temps.


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