เหตุผลที่งานเริ่มก้าวหน้าเมื่อหยุดทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

เหตุผลที่งานเริ่มก้าวหน้าเมื่อหยุดทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

“แม้จะยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่ทำไมถึงรู้สึกว่าไม่ได้ก้าวไปข้างหน้า” — หลายคนคงรู้สึกเช่นนี้ ตั้งแต่เช้าตารางงานแน่น แจ้งเตือนดังขึ้น ประชุมต่อเนื่อง และพอรู้ตัวอีกทีก็เย็นแล้ว แม้จะทำอะไรหลายอย่าง แต่ “ผลลัพธ์” ที่สำคัญกลับไม่เป็นรูปเป็นร่าง
ความรู้สึกไม่สบายใจนี้เกิดจาก “เกณฑ์ในการตัดสินใจใช้เวลา” มากกว่า “วิธีการใช้เวลา”


1) การจัดการเวลา จริงๆ แล้วไม่ได้จัดการ “เวลา”

สิ่งที่ควรจำไว้คือ เวลาไม่สามารถหยุดหรือเพิ่มได้ นาฬิกาเดินไปด้วยความเร็วคงที่ และวันหนึ่งมี 24 ชั่วโมงทั้งวันนี้และพรุ่งนี้ ดังนั้น แม้จะเรียกว่า “การจัดการเวลา” แต่สิ่งที่เราจัดการได้จริงๆ คือการกระทำและการเลือกของเราเอง


ตัวอย่างเช่น หากมีเวลาว่าง 4 ชั่วโมงในเช้าวันจันทร์ คุณจะทำอะไรในเวลานั้น จะมุ่งเน้นไปที่การสร้างเอกสาร จัดการอีเมล หรือทำงานจิปาถะก่อน สิ่งที่ทำให้แตกต่างคือ “วิธีการตัดสินใจ” มากกว่าความสามารถ


หากไม่ทำอะไร 4 ชั่วโมงนั้นก็จะหายไป ไม่สามารถเอากลับคืนมาได้ ศัตรูของการจัดการเวลาไม่ใช่ความล้มเหลวที่ชัดเจน แต่คือ “การรั่วไหลของเวลา” ที่เกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัว


2) “ยุ่ง” ไม่ได้หมายถึงการมีผลลัพธ์

เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพ สิ่งที่เข้าใจผิดมากที่สุดคือ “ความยุ่ง = ประสิทธิภาพ”


ตารางงานที่เต็มไปหมด ทำงานล่วงเวลา ตอบกลับตลอดเวลา ทำหลายอย่างพร้อมกัน สิ่งเหล่านี้ดูเหมือนว่า “พยายาม” แต่ถ้าไม่มีผลลัพธ์ ทิศทางของความพยายามอาจจะผิด


โดยเฉพาะการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทำให้เกิด “ภาพลวงตาของความมีประสิทธิภาพ” แท้จริงแล้วความสนใจถูกแบ่งแยก ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแปลงสะสม และความก้าวหน้ากระจายบางๆ ผลที่ได้คือ “ทำงานทั้งวัน แต่สิ่งสำคัญยังไม่เสร็จ”


3) การจัดลำดับความสำคัญไม่ใช่แค่การ “เรียงลำดับ”

หลายคนรู้สึกสบายใจเมื่อสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่การสร้างรายการเพียงอย่างเดียวไม่เปลี่ยนแปลงความเป็นจริง
สิ่งที่มีประสิทธิภาพจริงๆ คือ “เรียงตามความสำคัญและจัดการจากบนลงล่าง” ซึ่งเป็นหลักการที่เรียบง่ายแต่ยาก


สิ่งที่สำคัญคือ

  • งานที่สำคัญมักจะ “หนัก”

  • งานที่สำคัญมักจะ “ยุ่งยาก”

  • งานที่สำคัญมักจะ “ไม่เสร็จเร็ว”
    ความเป็นจริงนี้ทำให้คนมักจะหนีไปทำงานที่ง่ายหรือตอบสนองทันที (ตอบกลับ แก้ไขเล็กน้อย ปรับแต่งเล็กน้อย) แม้ว่าจะรู้สึกว่าได้ทำอะไร แต่ระยะทางที่ก้าวไปข้างหน้านั้นสั้น


การจัดลำดับความสำคัญไม่ใช่การเลือกตามอารมณ์ แต่เป็น “ลำดับที่ใกล้เคียงกับเป้าหมายที่สุด” วาง “งานที่สำคัญที่สุด” ไว้ที่จุดเริ่มต้นของช่วงเวลานั้น นี่คือศูนย์กลางของการจัดการเวลา


4) ให้เวลามากกับงานระดับสูง และจัดการงานระดับต่ำอย่างเบาๆ

งานมีทั้งที่ใครทำก็ได้ผลลัพธ์เหมือนกัน และงานที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้


หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพจริงๆ ให้จัดสรรเวลาให้กับ “งานระดับสูง” ที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้ และจัดการงานระดับต่ำอย่างรวดเร็วหรือมอบหมายหากเป็นไปได้


ประเด็นที่นี่คือ ความรู้สึกว่า “ทำเองทั้งหมดจะเร็วกว่า” ในระยะยาวจะลดประสิทธิภาพ
ให้ความสำคัญกับการสะสมผลลัพธ์ที่สำคัญมากกว่าความรู้สึกสำเร็จจากการจัดการในระยะสั้น การหลุดพ้นจากความยุ่งยากนั้นต้องใช้ “แนวคิดการจัดสรร” นี้


5) สัญญาณของคนที่มีประสิทธิภาพจริงๆ คือ “การเสร็จสิ้น” ที่เพิ่มขึ้น

แล้วจะวัดประสิทธิภาพที่แท้จริงได้อย่างไร
เกณฑ์ง่ายๆ คือ “การเสร็จสิ้นที่เป็นรูปธรรม”

  • รายงานเสร็จสมบูรณ์

  • ปัญหาได้รับการแก้ไข

  • การตัดสินใจได้เกิดขึ้น

  • การดำเนินการที่นำไปสู่ยอดขายหรือผลลัพธ์ได้ถูกนำมาใช้

  • โครงการที่ถูกทิ้งไว้ครึ่งทางลดลง


ยิ่ง “การเสร็จสิ้น” เพิ่มขึ้นเท่าไหร่ ประสิทธิภาพก็ยิ่งสูงขึ้น ในทางกลับกัน ยิ่งมี “กำลังดำเนินการ” หรือ “กำลังพิจารณา” หรือ “กำลังปรับแต่ง” มากขึ้นเท่าไหร่ ประสิทธิภาพก็ยิ่งดูต่ำลง


คนที่มีประสิทธิภาพไม่ชอบ “ทำซ้ำ” ลดการทำซ้ำ ลดการตรวจสอบซ้ำ และวางการนิยามหรือการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าเพื่อดำเนินการต่อ ชนะด้วยความแน่นอนของผลลัพธ์และจำนวนการเสร็จสิ้น ไม่ใช่ความยาวของเวลาทำงาน


6) การตัดสินใจ “ไม่ทำ” คือเทคนิคการจัดการเวลาที่ทรงพลังที่สุด

แม้จะตัดสินใจลำดับความสำคัญแล้ว แต่ความเป็นจริงยังเต็มไปด้วยสิ่งล่อใจ การแจ้งเตือน คำขอเร่งด่วน ข่าวที่น่าสนใจ การปรึกษาแบบสบายๆ
ดังนั้นสิ่งที่จำเป็นคือ “พลังในการพูด NO กับสิ่งที่ไม่สำคัญ”


สิ่งที่มักเข้าใจผิดคือ NO ไม่ใช่ความเย็นชา แต่เป็นมารยาทเพื่อการมีสมาธิ คนที่สร้างผลลัพธ์ที่สำคัญจะไม่หลงไปกับงานเบาๆ เพื่อทำสิ่งที่ควรทำ ต้องชัดเจนในสิ่งที่ไม่ทำ


ในทางปฏิบัติ อาจทำได้ดังนี้

  • ปิดการแจ้งเตือนในช่วงเวลาของงานสำคัญ

  • การตอบกลับไม่ใช่ทันที แต่จัดการเป็นชุด

  • การปรึกษาไม่ใช่ “ได้ตลอดเวลา” แต่สร้างกรอบเวลา

  • การประชุมหากวัตถุประสงค์และข้อสรุปไม่ชัดเจน ควรจัดเงื่อนไขการเข้าร่วม

  • งานที่มีค่าน้อยไม่ต้องทำให้สมบูรณ์แบบ หยุดที่ระดับที่พอใจ

การจัดการเวลาไม่ใช่แค่เทคนิคในสมุดตารางเวลา แต่เป็นนิสัยในการตัดสินใจ


ปฏิกิริยาบนโซเชียลมีเดีย (เสียงและประเด็นที่พบบ่อย)

  • “การจัดการเวลาคือ ‘ลำดับความสำคัญ’ จริงๆ นี่คือทั้งหมด”

  • “อยากเลิกทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่บริษัทไม่อนุญาต”

  • “คนที่ยุ่งมากยิ่งต้องมี ‘รายการสิ่งที่ไม่ทำ’ เจ็บปวดจริงๆ”

  • “บอกให้มอบหมายงาน แต่บางที่ไม่มีคนให้มอบหมาย…”

  • “เมื่อ ‘การเสร็จสิ้น’ เพิ่มขึ้น ความรู้สึกยอมรับตนเองก็ฟื้นคืน เข้าใจได้”

  • “การประชุมคือขโมยเวลาที่ใหญ่ที่สุด การปฏิรูปการประชุมคือประสิทธิภาพ”

  • “เมื่อปิดการแจ้งเตือนเพื่อมีสมาธิ ชีวิตก็เปลี่ยนไป”


เหตุผลที่หัวข้อเหล่านี้ได้รับความนิยมคือ เชื่อมโยงกับ “ความเจ็บปวด” ที่รู้สึกได้จริง ความยุ่งยากไม่ได้เกิดจากความพยายามส่วนบุคคลที่ขาดแคลน แต่เกิดจากเกณฑ์การเลือก (ลำดับความสำคัญ) หรือสภาพแวดล้อม (การประชุม การแจ้งเตือน วัฒนธรรม) เนื้อหาที่อธิบายสิ่งนี้มักได้รับความเห็นใจ


ในทางกลับกัน ก็มีการคัดค้าน “การปรับปรุงส่วนบุคคลมีขีดจำกัด” “ระบบหรือจำนวนคนไม่เพียงพอ” นี่คือความเป็นจริงที่ต้องจัดการ การพูดคุยเรื่องการจัดการเวลาอาจกลายเป็น “ความรับผิดชอบส่วนบุคคล” หรือ “การปฏิรูป”


หลังจากอ่านบทความนี้ สิ่งที่สามารถทำได้ทันที (ของแถม)

  • กำหนด “งานที่สำคัญที่สุด” หนึ่งงานในเช้าวันพรุ่งนี้ และยึดไว้ที่จุดเริ่มต้น

  • ปิดการแจ้งเตือนเฉพาะช่วงเวลาของงานสำคัญ (30-90 นาทีก็ได้)

  • เลือกงานที่มีค่าน้อยหนึ่งงาน มอบหมายหรือสร้างระบบหรือหยุดทำ

  • นำ “กำลังดำเนินการ” หนึ่งงานไปสู่ “การเสร็จสิ้น” (เล็กก็ได้)

ผลลัพธ์จะเพิ่มขึ้นเมื่อการจัดสรรเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่เพียงแค่ความพยายาม เมื่อไม่สามารถเพิ่มเวลาได้ การเปลี่ยนวิธีการเลือกคือหัวใจของการจัดการเวลา


แหล่งที่มา

บทความที่เกี่ยวข้อง