Der Grund, warum die Arbeit voranschreitet, sobald man mit dem Multitasking aufhört

Der Grund, warum die Arbeit voranschreitet, sobald man mit dem Multitasking aufhört

„Obwohl ich ständig beschäftigt bin, habe ich das Gefühl, nicht wirklich voranzukommen“ – dieses Gefühl kennen viele. Der Tag ist von morgens an vollgepackt mit Terminen, Benachrichtigungen klingeln, Meetings reihen sich aneinander, und plötzlich ist es Abend. Man hat zwar viel erledigt, aber die wesentlichen „Ergebnisse“ sind nicht greifbar.
Die Ursache für dieses Unbehagen liegt weniger in der „Nutzung der Zeit“ selbst, sondern in den „Kriterien, nach denen wir unsere Zeitnutzung bestimmen“.


1) Zeitmanagement bedeutet nicht wirklich, „Zeit“ zu managen

Zunächst einmal ist es wichtig, sich der offensichtlichen Tatsache bewusst zu sein, dass Zeit nicht angehalten oder vermehrt werden kann. Die Uhr tickt gleichmäßig weiter, und sowohl heute als auch morgen hat der Tag 24 Stunden. Das bedeutet, dass wir unter dem Begriff „Zeitmanagement“ eigentlich nicht die Zeit selbst, sondern unser Handeln und unsere Entscheidungen managen können.


Nehmen wir an, Sie haben am Montagmorgen vier Stunden Zeit. Was machen Sie in diesen vier Stunden? Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung von Unterlagen, erledigen Sie E-Mails oder kümmern Sie sich zuerst um Routineaufgaben? Der Unterschied liegt hier weniger in den Fähigkeiten als vielmehr in der „Art der Entscheidung“.


Wenn Sie nichts tun, sind die vier Stunden weg. Sie können sie später nicht zurückholen. Der Feind des Zeitmanagements ist nicht das auffällige Scheitern, sondern das unbemerkte „Zeitverschwinden“.


2) „Beschäftigt sein“ ist kein Beweis für Ergebnisse

Wenn es um Produktivität geht, ist das Missverständnis „Beschäftigt sein = Produktivität“ das größte Hindernis.


Ein voller Terminkalender, Überstunden, ständige Antworten, das gleichzeitige Bearbeiten verschiedener Aufgaben – all das sieht auf den ersten Blick nach „harte Arbeit“ aus. Doch wenn keine Ergebnisse erzielt werden, ist es wahrscheinlich, dass die Richtung der Anstrengungen falsch ist.


Besonders Multitasking erzeugt die Illusion von „Effizienz“. Tatsächlich wird die Aufmerksamkeit zersplittert, die Umschaltkosten steigen, und der Fortschritt wird dünn gestreckt. Das Ergebnis ist oft, dass man den ganzen Tag beschäftigt war, aber die wichtigen Dinge nicht erledigt hat.


3) Prioritäten zu setzen, reicht nicht aus, sie nur zu ordnen

Viele Menschen fühlen sich sicher, wenn sie eine To-Do-Liste erstellen. Aber eine Liste zu erstellen, ändert nichts an der Realität.
Wirklich effektiv ist das einfache, aber schwierige Prinzip, „die Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen und von oben abzuarbeiten“.


Hierbei ist wichtig,

  • dass wichtige Aufgaben oft „schwer“ sind.

  • Wichtige Aufgaben sind oft „lästig“.

  • Wichtige Aufgaben sind oft „nicht schnell erledigt“.
    Deshalb neigen Menschen dazu, sich in einfache Aufgaben oder kurzfristige Reaktionen (Antworten, leichte Korrekturen, kleine Anpassungen) zu flüchten. Man hat das Gefühl, etwas getan zu haben, aber der Fortschritt ist gering.


Prioritäten sind nicht die Reihenfolge, die man nach Gefühl wählt. Es ist die Reihenfolge, die am schnellsten zum Ziel führt. Die „wichtigste Aufgabe“, die am meisten zum eigenen Ziel beiträgt, sollte an den Anfang der Zeitspanne gesetzt werden. Das ist der Kern des Zeitmanagements.


4) Wichtige Aufgaben erhalten mehr Zeit, weniger wichtige Aufgaben werden leicht behandelt

In der Arbeit gibt es Aufgaben, deren Ergebnis unabhängig davon ist, wer sie erledigt, und Aufgaben, die nur Sie erledigen können.


Um die Produktivität wirklich zu steigern, sollten Sie mehr Zeit auf „hochwertige Aufgaben“ verwenden, die nur Sie erledigen können, und weniger wichtige Aufgaben schnell erledigen oder, wenn möglich, delegieren.


Der Punkt hierbei ist, dass das Gefühl „alles selbst zu machen, geht schneller“ langfristig die Produktivität senkt.
Statt das kurzfristige Gefühl des Erledigtseins zu priorisieren, sollte der Zustand, in dem wichtige Ergebnisse erzielt werden, Vorrang haben. Um der Geschäftigkeit zu entkommen, ist diese „Verteilungsidee“ effektiv.


5) Ein Zeichen wirklich produktiver Menschen ist die Zunahme von „Abschlüssen“

Wie misst man also echte Produktivität?
Der Maßstab ist einfach: „Steigt die Anzahl der konkreten Abschlüsse?“

  • Ein Bericht wurde fertiggestellt

  • Ein Problem wurde gelöst

  • Eine Entscheidung wurde getroffen

  • Maßnahmen, die zu Umsatz oder Ergebnissen führen, wurden umgesetzt

  • Die Anzahl der Projekte, die unvollendet bleiben, hat abgenommen


Je mehr solcher „Abschlüsse“ es gibt, desto höher ist die Produktivität. Umgekehrt, je mehr „in Bearbeitung“, „in Überlegung“ oder „in Abstimmung“ es gibt, desto niedriger erscheint die Produktivität.


Produktive Menschen hassen „Doppelarbeit“. Sie reduzieren Nacharbeiten, wiederholen keine Bestätigungen und setzen Definitionen und Entscheidungen im Voraus. Sie gewinnen nicht durch die Länge der Arbeitszeit, sondern durch die Zuverlässigkeit der Ergebnisse und die Anzahl der Abschlüsse.


6) Die Entscheidung, „was nicht zu tun ist“, ist die stärkste Zeitmanagement-Technik

Selbst wenn man Prioritäten setzt, ist die Realität voller Versuchungen. Benachrichtigungen, dringende Anfragen, interessante Nachrichten, ungezwungene Beratungen.
Deshalb ist die Fähigkeit, „Nein zu sagen zu Unwichtigem“, notwendig.


Ein häufiges Missverständnis ist, dass Nein sagen nicht kalt, sondern eine Höflichkeit zur Konzentration ist. Menschen, die wichtige Ergebnisse erzielen, lassen sich nicht von leichten Aufgaben ablenken. Um das zu tun, was getan werden muss, wird klar definiert, was nicht getan wird.


In die Praxis umgesetzt könnte das zum Beispiel so aussehen:

  • Während der Zeit für wichtige Aufgaben werden Benachrichtigungen ausgeschaltet

  • Antworten werden nicht sofort, sondern gesammelt bearbeitet

  • Beratungen sind nicht „immer möglich“, sondern es werden Zeitfenster dafür geschaffen

  • Wenn das Ziel und das Ergebnis eines Meetings unklar sind, werden die Teilnahmebedingungen angepasst

  • Bei Aufgaben mit geringem Wert wird nicht Perfektion angestrebt, sondern ein bestimmtes Niveau erreicht

Zeitmanagement ist vor allem eine Gewohnheit der Entscheidungsfindung, bevor es eine Technik des Terminkalenders ist.


Reaktionen in sozialen Medien (häufige Stimmen und Argumente)

  • „Zeitmanagement ist letztlich ‚Prioritäten setzen‘. Das ist alles.“

  • „Ich möchte mit Multitasking aufhören, aber das Unternehmen erlaubt es nicht.“

  • „Je beschäftigter jemand ist, desto mehr braucht er eine ‚Nicht-zu-tun-Liste‘. Das tut weh.“

  • „Es wird gesagt, man solle delegieren, aber es gibt keinen, dem man etwas anvertrauen kann...“

  • „Wenn die Anzahl der ‚Abschlüsse (Closure)‘ steigt, verbessert sich auch das Selbstwertgefühl. Ich verstehe.“

  • „Meetings sind der größte Zeitfresser. Meeting-Reformen sind Produktivität.“

  • „Als ich die Benachrichtigungen ausschaltete, um mich zu konzentrieren, veränderte sich mein Leben.“


Der Grund, warum solche Themen an Bedeutung gewinnen, ist, dass sie direkt mit dem „Schmerz“ verbunden sind, den viele Menschen empfinden. Inhalte, die erklären, dass die Ursache der Geschäftigkeit nicht der Mangel an persönlichem Einsatz ist, sondern die Kriterien der Auswahl (Prioritäten) oder die Umgebung (Meetings, Benachrichtigungen, Kultur), finden leicht Anklang.


Auf der anderen Seite gibt es auch Widerstand: „Es gibt Grenzen für das, was man allein durch individuelle Anstrengungen erreichen kann“, „Es fehlt an Systemen und Personal“ – das sind realistische Ansichten. Wie man damit umgeht, kann die Diskussion über Zeitmanagement entweder in Richtung „Eigenverantwortung“ oder „Reform“ lenken.


Mini-Implementierungen, die Sie nach dem Lesen dieses Artikels heute umsetzen können (Bonus)

  • Bestimmen Sie eine „wichtigste Aufgabe“ für den morgigen Vormittag und fixieren Sie sie an erster Stelle

  • Schalten Sie die Benachrichtigungen während der Zeit für wichtige Aufgaben aus (30–90 Minuten sind auch okay)

  • Delegieren, automatisieren oder beenden Sie eine Aufgabe mit geringem Wert

  • Bringen Sie eine „in Bearbeitung“ befindliche Aufgabe zu einem „Abschluss“ (es kann auch eine kleine sein)

Die Anzahl der Ergebnisse steigt, wenn sich die Verteilung ändert, nicht durch mehr Anstrengung. Da die Zeit nicht vermehrt werden kann, ändern Sie die Art der Auswahl. Das ist der Kern des Zeitmanagements.


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