La razón por la que el trabajo avanza en el momento en que dejas de hacer multitarea

La razón por la que el trabajo avanza en el momento en que dejas de hacer multitarea

“Siempre ocupado, pero de alguna manera no siento que estoy avanzando” — muchas personas están familiarizadas con esta sensación. Desde la mañana, la agenda está llena, las notificaciones suenan, las reuniones continúan, y antes de darse cuenta, ya es tarde. Aunque se han hecho muchas cosas, los “resultados” esenciales no se han materializado.
La causa de esta disonancia radica más en los “criterios para decidir cómo usar el tiempo” que en el “uso del tiempo” en sí.


1) La gestión del tiempo en realidad no gestiona el “tiempo”

Primero, es importante recordar el hecho obvio de que el tiempo no se puede detener ni aumentar. El reloj avanza a una velocidad constante, y tanto hoy como mañana, el día tiene 24 horas. En otras palabras, aunque hablamos de “gestión del tiempo”, lo que realmente podemos gestionar no es el tiempo, sino nuestras acciones y elecciones.


Por ejemplo, si tienes 4 horas libres el lunes por la mañana, ¿qué harás en esas 4 horas? ¿Te concentrarás en preparar documentos, limpiarás correos electrónicos o harás tareas administrativas primero? La diferencia aquí no radica tanto en la habilidad como en la “forma de decidir”.


Si no haces nada, las 4 horas desaparecerán. Tampoco se pueden recuperar más tarde. El enemigo de la gestión del tiempo no son los fracasos llamativos, sino las “fugas de tiempo” que ocurren sin que te des cuenta.


2) “Estar ocupado” no es prueba de resultados

Cuando se habla de productividad, el mayor malentendido es que “estar ocupado = productividad”.


Tener la agenda llena, trabajar horas extras, responder constantemente, hacer varias cosas al mismo tiempo. Todo esto puede parecer que estás “esforzándote”. Pero si no hay resultados, es probable que la dirección de tu esfuerzo esté desviada.


Especialmente el multitasking crea la ilusión de ser “eficiente”. En realidad, la atención se divide, los costos de cambio se acumulan y el progreso se extiende finamente. Como resultado, es fácil encontrarse en una situación donde “te has movido todo el día, pero no has terminado nada importante”.


3) La prioridad no es suficiente con solo “ordenar”

Muchas personas se sienten aliviadas al hacer una lista de tareas. Sin embargo, simplemente hacer la lista no cambia la realidad.
Lo que realmente funciona es el principio simple pero difícil de “ordenar por importancia y procesar desde arriba”.


Lo importante aquí es que

  • El trabajo importante suele ser “pesado”

  • El trabajo importante suele ser “molesto”

  • El trabajo importante suele “no terminar rápidamente”
    Esta es la realidad. Por eso, las personas tienden a escapar hacia tareas fáciles o respuestas inmediatas (responder, pequeñas correcciones, ajustes menores). Aunque parece que se ha hecho algo, la distancia recorrida hacia adelante es corta.


La prioridad no es el orden que se elige por capricho. Es el “orden que más rápidamente te acerca a tu objetivo”. Coloca la “tarea más importante” que más impacta en tu meta al principio de tu horario. Esto se convierte en el núcleo de la gestión del tiempo.


4) Dedica más tiempo a tareas de alto nivel y trata las de bajo nivel con ligereza

En el trabajo, hay tareas que producen el mismo resultado sin importar quién las haga, y trabajos que solo tú puedes hacer.


Para aumentar realmente la productividad, dedica más tiempo a las “tareas de alto nivel” que solo tú puedes hacer, y procesa rápidamente las de bajo nivel o delega si es posible.


El punto aquí es que la sensación de que “es más rápido hacerlo todo uno mismo” a largo plazo disminuye la productividad.
Prioriza el estado donde se acumulan resultados importantes sobre la satisfacción de completar rápidamente. Para salir de la ocupación, esta “filosofía de distribución” es efectiva.


5) La señal de que una persona es realmente productiva es que aumenta el número de “completados”

Entonces, ¿cómo se mide la verdadera productividad?
La referencia es simple: “¿Se acumulan completados concretos?”

  • Un informe está terminado

  • Un problema está resuelto

  • Se ha tomado una decisión

  • Se ha implementado una estrategia que lleva a ventas o resultados

  • Se han reducido los proyectos dejados a medias


Cuantos más “fines” haya, mayor es la productividad. Por el contrario, cuanto más aumentan los “en progreso”, “en consideración” o “en ajuste”, más baja parece la productividad.


Las personas productivas odian el “trabajo doble”. Reducen las repeticiones y las verificaciones, y avanzan colocando definiciones y decisiones por adelantado. No ganan por la duración del tiempo de trabajo, sino por la certeza del producto final y el número de completados.


6) Decidir qué “no hacer” es la técnica de gestión del tiempo más poderosa

Incluso si decides las prioridades, la realidad está llena de tentaciones. Notificaciones, solicitudes urgentes, noticias interesantes, consultas casuales.
Por eso es necesario tener la capacidad de decir “NO” a lo que no es importante.


Aquí, el malentendido común es que decir NO no es frialdad, sino cortesía para la concentración. Cuanto más importantes son los resultados que una persona produce, menos se deja llevar por tareas ligeras. Para hacer lo que se debe hacer, es importante aclarar lo que no se debe hacer.


En la práctica, por ejemplo, sería así.

  • Apaga las notificaciones durante el tiempo de tareas importantes

  • No respondas inmediatamente, sino procesa las respuestas en conjunto

  • Las consultas no son “siempre disponibles”, sino que se crean espacios

  • Si el propósito y la conclusión de una reunión son ambiguos, establece condiciones de participación

  • No busques la perfección en tareas de bajo valor, detente en un nivel aceptable

La gestión del tiempo es un hábito de toma de decisiones antes que una técnica de agenda.


Reacciones en redes sociales (comentarios y puntos de vista comunes)

  • “La gestión del tiempo se reduce a ‘prioridades’. Eso lo resume todo.”

  • “Quiero dejar el multitasking, pero la empresa no lo permite.”

  • “Las personas ocupadas necesitan una ‘lista de no hacer’. Es doloroso de escuchar.”

  • “Dicen que delegue, pero hay lugares de trabajo donde no hay a quién delegar...”

  • “Cuando aumentan los ‘completados (cierre)’, también se recupera la autoestima. Lo entiendo.”

  • “Las reuniones son el mayor ladrón de tiempo. La reforma de reuniones es clave para la productividad.”

  • “Apagar las notificaciones para concentrarse cambió mi vida.”


La razón por la que este tipo de temas resuena es porque están directamente relacionados con un “dolor” que se siente. El contenido que articula que la causa de la ocupación no es la falta de esfuerzo personal, sino los criterios de elección (prioridades) y el entorno (reuniones, notificaciones, cultura) tiende a generar empatía.


Por otro lado, también surgen reacciones adversas. “Hay un límite a lo que se puede hacer solo con el ingenio personal” y “Faltan sistemas y personal”, son realidades. Cómo se manejan estos puntos puede convertir la discusión sobre la gestión del tiempo en un “debate de responsabilidad personal” o en un “debate de reforma”.


Mini implementaciones que puedes comenzar hoy después de leer este artículo (extra)

  • Decide una sola “tarea más importante” para mañana por la mañana y fíjala al principio

  • Apaga las notificaciones solo durante el tiempo de tareas importantes (30-90 minutos está bien)

  • Una tarea de bajo valor, delega, sistematiza o elimina

  • Lleva un “en progreso” a “completado” (puede ser pequeño)

El aumento de resultados ocurre cuando cambia la distribución, no solo con esfuerzo. Dado que no se puede aumentar el tiempo, cambia la forma de elegir. Ese es el núcleo de la gestión del tiempo.


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