जब आप मल्टीटास्किंग छोड़ देते हैं, तो काम आगे बढ़ने का कारण

जब आप मल्टीटास्किंग छोड़ देते हैं, तो काम आगे बढ़ने का कारण

"हमेशा व्यस्त रहने के बावजूद, ऐसा क्यों लगता है कि हम आगे नहीं बढ़ रहे हैं" - इस भावना को कई लोग पहचानते हैं। सुबह से ही योजनाएं भरी होती हैं, सूचनाएं बजती रहती हैं, बैठकें चलती रहती हैं, और जब तक ध्यान आता है, शाम हो जाती है। बहुत कुछ किया होता है, लेकिन असली "उपलब्धि" का कोई ठोस रूप नहीं होता।
इस असंगति का असली कारण "समय के उपयोग" से ज्यादा "समय के उपयोग को निर्धारित करने के मानदंड" में है।


1) समय प्रबंधन वास्तव में "समय" का प्रबंधन नहीं करता

सबसे पहले यह समझना महत्वपूर्ण है कि समय को रोका नहीं जा सकता और न ही बढ़ाया जा सकता है, यह एक सामान्य तथ्य है। घड़ी समान गति से चलती है, आज भी और कल भी एक दिन 24 घंटे का होता है। इसका मतलब है कि "समय प्रबंधन" कहने के बावजूद, हम वास्तव में जो प्रबंधित कर सकते हैं, वह समय नहीं बल्कि हमारे कार्य और विकल्प हैं।


उदाहरण के लिए, सोमवार की सुबह 4 घंटे का खाली समय है, तो उन 4 घंटों में क्या करना है। क्या आप दस्तावेज़ बनाने पर ध्यान केंद्रित करेंगे, ईमेल निपटाएंगे, या पहले छोटे काम करेंगे। यहां फर्क पड़ता है, क्षमता से ज्यादा "निर्णय लेने के तरीके" में।


कुछ न करने पर 4 घंटे गायब हो जाएंगे। बाद में इसे वापस नहीं पाया जा सकता। समय प्रबंधन का दुश्मन कोई बड़ा असफलता नहीं है, बल्कि "समय की बर्बादी" है जो बिना ध्यान दिए होती है।


2) "व्यस्तता" उपलब्धि का प्रमाण नहीं है

उत्पादकता की बात करते समय, सबसे बड़ी गलतफहमी "व्यस्तता = उत्पादकता" है।


योजनाएं भरी हुई हैं, ओवरटाइम हो रहा है, हमेशा जवाब दे रहे हैं, एक साथ कई काम कर रहे हैं। ये सब देखने में "कड़ी मेहनत" लगते हैं। लेकिन अगर उपलब्धि नहीं हो रही है, तो मेहनत की दिशा गलत हो सकती है।


विशेष रूप से मल्टीटास्किंग "प्रभावी दिखने का भ्रम" पैदा करता है। वास्तव में, ध्यान बंट जाता है, स्विचिंग लागत बढ़ जाती है, और प्रगति पतली हो जाती है। परिणामस्वरूप "पूरे दिन काम किया, लेकिन महत्वपूर्ण चीजें पूरी नहीं हुईं" जैसी स्थिति बन जाती है।


3) प्राथमिकताएं "सिर्फ सूचीबद्ध करना" पर्याप्त नहीं है

बहुत से लोग कार्य सूची बनाकर संतुष्ट हो जाते हैं। लेकिन सूची बनाना ही वास्तविकता को नहीं बदलता।
वास्तव में प्रभावी होता है "महत्व के क्रम में सूचीबद्ध करना और ऊपर से निपटना", जो सरल है लेकिन कठिन सिद्धांत है।


यहां महत्वपूर्ण है,

  • महत्वपूर्ण कार्य अक्सर "भारी" होते हैं

  • महत्वपूर्ण कार्य अक्सर "झंझट वाले" होते हैं

  • महत्वपूर्ण कार्य अक्सर "जल्दी समाप्त नहीं होते"
    यह वास्तविकता है। इसलिए लोग अक्सर सरल कार्यों या तात्कालिक प्रतिक्रियाओं (जवाब, हल्के संशोधन, छोटे समायोजन) की ओर भाग जाते हैं। इससे काम का अहसास होता है, लेकिन आगे बढ़ने की दूरी कम होती है।


प्राथमिकता का मतलब है, मनमर्जी से चयन का क्रम नहीं। "उद्देश्य के सबसे करीब पहुंचने का क्रम" है। अपने लक्ष्य के लिए सबसे प्रभावी "सबसे महत्वपूर्ण कार्य" को उस समय स्लॉट के पहले स्थान पर रखें। यही समय प्रबंधन का केंद्र बनता है।


4) उच्च स्तर के कार्यों को अधिक समय दें, निम्न स्तर के कार्यों को हल्के में लें

काम में, कुछ कार्य ऐसे होते हैं जिनका परिणाम कोई भी कर सकता है, और कुछ कार्य ऐसे होते हैं जो केवल आप ही कर सकते हैं।


वास्तविक उत्पादकता बढ़ाने के लिए, केवल आप ही कर सकते हैं "उच्च स्तर के कार्यों" को अधिक समय दें, और निम्न स्तर के कार्यों को जल्दी से निपटाएं या संभव हो तो सौंप दें।


यहां बिंदु यह है कि "सब कुछ खुद संभालना जल्दी होता है" की भावना, दीर्घकालिक में उत्पादकता को कम करती है।
अल्पकालिक में निपटाने की संतुष्टि से ज्यादा, महत्वपूर्ण उपलब्धियों का निर्माण प्राथमिकता होनी चाहिए। व्यस्तता से बाहर निकलने के लिए, इस "वितरण की सोच" का प्रभाव होता है।


5) वास्तव में उत्पादक लोगों का संकेत "पूर्णता" की बढ़ोतरी है

तो, वास्तविक उत्पादकता को कैसे मापा जाए?
मापदंड सरल है, "विशिष्ट पूर्णता की बढ़ोतरी"।

  • रिपोर्ट पूरी हो गई

  • समस्या हल हो गई

  • निर्णय लिया गया

  • बिक्री या उपलब्धियों से जुड़ा कदम लागू हुआ

  • अधूरी छोड़ी गई परियोजनाओं की संख्या कम हो गई


जितनी अधिक "समाप्ति" होती है, उत्पादकता उतनी ही अधिक होती है। इसके विपरीत, जितनी अधिक "प्रगति में", "विचाराधीन", "समायोजन में" होती है, उत्पादकता उतनी ही कम दिखती है।


उत्पादक लोग "दूसरी बार काम करने" को नापसंद करते हैं। वे पुनरावृत्ति को कम करते हैं, एक ही पुष्टि को बार-बार नहीं करते, पहले परिभाषा या निर्णय रखते हैं और आगे बढ़ते हैं। कार्य समय की लंबाई के बजाय, उपलब्धियों की निश्चितता और पूर्णता की संख्या से जीतते हैं।


6) "क्या नहीं करना" तय करना सबसे शक्तिशाली समय प्रबंधन है

प्राथमिकता तय करने के बावजूद, वास्तविकता प्रलोभनों से भरी होती है। सूचनाएं, तात्कालिक अनुरोध, समाचार, हल्की बातचीत।
इसलिए जरूरी है "महत्वहीन चीजों को ना कहने की शक्ति"।


यहां गलतफहमी हो सकती है कि ना कहना ठंडापन नहीं है, बल्कि ध्यान केंद्रित करने के लिए शिष्टाचार है। जितने अधिक महत्वपूर्ण उपलब्धियां हासिल करने वाले लोग होते हैं, वे हल्के कार्यों में नहीं बहते। जो करना चाहिए, उसे करने के लिए, क्या नहीं करना चाहिए, उसे स्पष्ट करते हैं।


व्यावहारिकता में इसे लागू करने का तरीका, उदाहरण के लिए, इस प्रकार है।

  • महत्वपूर्ण कार्य के समय सूचनाएं बंद कर दें

  • जवाब तुरंत देने के बजाय, उन्हें एकत्रित करके निपटाएं

  • परामर्श "कभी भी ठीक है" के बजाय, एक समय सीमा बनाएं

  • बैठकें अगर उद्देश्य और निष्कर्ष अस्पष्ट हैं, तो भागीदारी की शर्तें तय करें

  • निम्न मूल्य के कार्यों के लिए पूर्णता का लक्ष्य न रखें, उन्हें एक निश्चित स्तर पर रोकें

समय प्रबंधन, शेड्यूल बुक की तकनीक से पहले, निर्णय लेने की आदत है।


सोशल मीडिया पर प्रतिक्रियाएं (अक्सर देखी जाने वाली आवाजें और मुद्दे)

  • "समय प्रबंधन वास्तव में 'प्राथमिकता' है। यही सब कुछ है।"

  • "मल्टीटास्किंग छोड़ना चाहता हूं, लेकिन कंपनी इसे अनुमति नहीं देती।"

  • "व्यस्त लोगों को 'क्या नहीं करना चाहिए' की सूची की जरूरत है। यह सुनकर दुख होता है।"

  • "कहते हैं सौंप दो, लेकिन ऐसी जगह भी हैं जहां सौंपने के लिए कोई नहीं है..."

  • "जब 'पूर्णता (क्लोजर)' बढ़ती है, तो आत्म-सम्मान भी बढ़ता है। समझ में आता है।"

  • "बैठकें सबसे बड़ी समय की चोर हैं। बैठक सुधार ही उत्पादकता है।"

  • "ध्यान केंद्रित करने के लिए सूचनाएं बंद कर दीं, तो जीवन बदल गया।"


इस प्रकार की चर्चाएं इसलिए बढ़ती हैं क्योंकि वे वास्तविक "दर्द" से जुड़ी होती हैं। व्यस्तता का असली कारण व्यक्तिगत प्रयास की कमी नहीं है, बल्कि चयन के मानदंड (प्राथमिकता) या वातावरण (बैठकें, सूचनाएं, संस्कृति) में है, ऐसा कहने वाली सामग्री आसानी से सहानुभूति प्राप्त करती है।


दूसरी ओर, विरोध भी होता है। "केवल व्यक्तिगत प्रयासों से सीमाएं हैं", "प्रणाली या कर्मचारियों की कमी" जैसी वास्तविकताएं। इसे कैसे संभालना है, इस पर निर्भर करता है कि समय प्रबंधन की चर्चा "स्वयं की जिम्मेदारी" या "सुधार की आवश्यकता" की दिशा में जाती है।


इस लेख को पढ़ने के बाद, आज से शुरू करने योग्य छोटे कार्य (बोनस)

  • कल की सुबह के लिए "सबसे महत्वपूर्ण कार्य" को एक ही तय करें और उसे पहले स्थान पर रखें

  • केवल महत्वपूर्ण कार्य के समय सूचनाएं बंद करें (30-90 मिनट भी ठीक है)

  • एक निम्न मूल्य के कार्य को सौंपें, स्वचालित करें या छोड़ दें

  • "प्रगति में" को "पूर्णता" तक ले जाएं (छोटा भी ठीक है)

उपलब्धियां तब बढ़ती हैं जब ऊर्जा की बजाय वितरण बदलता है। जब तक समय नहीं बढ़ाया जा सकता, चयन का तरीका बदलें। यही समय प्रबंधन का मूल है।


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