那个会议真的有必要吗？在“会议疲劳”削弱员工心灵的时代的处方

早上，打开电脑。日历上排满了以30分钟为间隔的会议。上午是例会，午前是进度确认，下午是与其他部门的协调，傍晚是“以防万一”的会面。在会议与会议的间隙中回复邮件，回应聊天，终于准备开始自己的工作时，注意力已经耗尽。

对许多工作的人来说，这并不是特别的一天。相反，这是一种相当熟悉的日常。

英国《独立报》介绍的会议研究文章揭示了现代职场面临的矛盾。会议本应是推动工作前进的工具。它存在于共享信息、进行决策、交换意见和建立关系的目的。然而实际上，会议不仅没有推动工作，反而越来越多地压迫工作本身。

特别的问题不仅仅是“会议的数量”。文章指出的核心在于会议如何设计，目的是否明确，参与者是否能公平地发声。换句话说，会议疲劳的本质并不仅仅是时间的浪费。组织文化、权力关系、工作方式的设计缺陷通过会议的形式表面化。

会议不是“恶”，但糟糕的会议会摧毁人

对会议的不满在全球职场中普遍存在。无论是在社交媒体还是论坛上，“这不是可以用邮件解决的吗”，“因为会议无法工作”，“仅仅打开摄像头就感到疲惫”等声音不绝于耳。

然而，完全否定会议本身是过于草率的。好的会议可以提高员工的参与度。在孤立的远程环境中，通过面对面交流，可以重新确认自己的角色，感受到与团队的联系。新的想法可能会诞生，难以通过文字传达的温度感和顾虑也可以得到分享。

问题在于，将相同形式的会议应用于所有目的。

如果目的是信息共享，事前资料或异步文档可能就足够了。如果目的是决策，则需要明确必要的判断材料和决策者。如果是情感或意见交流的场合，营造易于发言的氛围是必不可少的。如果目的是建立关系，就不能只追求效率，还需要相互理解的空间。

尽管如此，许多职场中“暂且开会”的情况不断增多。在目的不明确的情况下发出邀请，参与者不知道被期待什么。资料在会议前或会议中首次共享。只有一部分人发言，其他人默默地看着屏幕。没有得出结论就结束，之后又设置了“为了确认的会议”。

这种恶性循环就是所谓的“会议地狱”。

远程会议带来的新疲劳

疫情以来，在线会议成为职场的标准配置。没有了通勤时间，也能轻松与远程的成员联系，这是一大优点。但同时，在线会议也带来了新的疲劳。

首先，认知负荷很高。在屏幕上，很难读取对方的表情、手势和气氛。短暂的沉默难以判断是通信延迟、不赞同还是在思考。看着排列着多个人脸的屏幕，同时还要注意自己的表现。这要求与面对面不同类型的集中力。

其次，始终在线的感觉增强。由于在线会议设置简单，会议不断填满日历的空隙。无需预订会议室，也无需移动。因此，以前被判断为“没有必要特意聚集”的内容，也容易被会议化。

第三，工作与私生活的界限变得模糊。在家参加会议时，背后是家人、家务和生活的声音。在屏幕中保持商务形象，同时在现实空间中作为生活者的自己也同时存在。这种双重性产生了难以察觉的压力。

斯坦福大学的研究表明，视频会议的疲劳可能特别在女性中更为明显。由于持续观看自己的影像而导致的自我关注，试图保持在摄像头框内的身体束缚感等，被列为加重疲劳的因素。在线会议看似是一个平等的场所，但实际上并不是每个人都能同样参与。

“女性难以发言”的在线会议盲点

《独立报》的文章中，在线会议中的性别差异被作为一个重要论点提出。调查显示，女性在在线会议中比在面对面会议中更难发言。

原因可以有几个。在在线环境中，很难把握发言的时机，稍有延迟就会被其他人开始发言。在屏幕共享期间，参与者的脸变小，很难看到谁想发言。非语言信号减弱，容易发生插话和发言机会的不均。

此外，在家办公时，家庭内的角色负担也会重叠。参加会议的同时，还要关注家人的动向和家务的安排。在职场时被分开的负担，在屏幕外同时进行。

这不仅仅是“发言容易与否”的问题。在会议中无法发言意味着难以参与决策。失去展示想法被评价的机会，存在感减少。结果可能影响到职业发展和评价。

会议的设计涉及到组织的公平性本身。

在SNS上扩散的“这需要开会吗？”的共鸣

 

从SNS上的反应来看，对会议疲劳的不满大致分为三个方向。

第一种是“请不要把可以用邮件或聊天解决的内容开成会议”的反应。在Reddit的科技社区中，关于在线会议疲劳的话题，常见的评论是“这不就是一封邮件能解决的内容吗”。会议的问题不仅仅是时间。会议的加入打断了集中，工作流程被分割，许多人对此感到压力。

第二种是对“摄像头开启文化”的疲劳。在某个评论中，有人提出在大规模会议中只有发言者或主要成员开启摄像头就好。另一方面，在小规模团队中，有人觉得关闭摄像头会削弱联系。在这里，存在效率与关系之间的平衡难题。

第三种是“管理层也在会议中受苦”的视角。在Reddit的职业咨询中，针对管理层整天开会是否真的对公司有利的问题，管理层回应称“我们也不是自愿的”，“我们是为了保护团队不被卷入不必要的会议”。也就是说，会议不仅消耗了现场，也消耗了管理层的时间和判断力。

在LinkedIn上，有人认为会议不仅是时间的窃贼，也是组织知识诞生的地方。决策的背景、反对意见、不易记录在文档中的背景，往往在会议中共享。因此，重要的不是“零会议”，而是如何保留和再利用会议中产生的知识。

综合SNS的反应，许多人所追求的不是废除会议，而是令人信服的会议。明确目的，参与有意义，结束后感到工作有所进展的会议。

会议是组织文化的镜子

通过会议的方式，可以看出组织重视什么。

如果每次会议只有声音大的人发言，那么在该组织中，发言权可能与权力相结合。如果每次会议都要为没有阅读资料的人重复说明，那么准备不足是被容忍的。如果没有结论的会议持续，那么责任的所在可能不明确。如果会议的邀请者过多，那么信息共享与决策的区别可能不清。

反之，好的会议有共同点。目的明确，只有必要的人参加，事前共享信息，发言机会不偏，结束后知道下一步行动。会议结束的瞬间不会问“那么，究竟该怎么做呢”。

会议是组织的小缩影。因此改变会议不仅仅是业务效率化。也是改变组织的决策、包容性、信任关系。

首先要问的是“为什么要聚集”

改善会议的第一步很简单。

“为什么我们要聚集”

在不明确这个问题的情况下，不应该开始会议。是信息共享、决策、意见收集还是关系构建。目的不同，最佳形式也会改变。

如果是信息共享，文档、录像、聊天可能就足够了。如果是决策，需要事先明确决策者、选项、判断标准。如果是收集意见，使用匿名问卷或事前评论可能更容易发言。如果是关系构建，不仅追求效率，闲聊和相互理解的时间也有意义。

此外，在线、面对面、混合、仅音频等形式也应根据目的选择。并不是所有事情都适合视频会议。有需要屏幕共享的讨论，也有不看脸更能集中精力的工作确认。需要情感对话或信任恢复的场合，面对面可能更合适。

不以习惯选择会议形式，而是从目的出发进行逆推。仅此一点，就能减轻许多会议疲劳。

打造良好会议的具体策略

改变会议需要设计而不是精神论。

首先，事先共享议题和资料。在参与者无法准备的会议中，能发言的人有限。准备不足的情况下聚集，会议就会变成信息的宣读会。

其次，整顿发言规则。使用举手功能、聊天、匿名评论、轮流发言的方式，可以避免只有声音大的人主导场面。特别是在在线会议中，自然的眼神交流和发言的气息难以传达，因此主持人的角色很重要。

此外，不要总是强制开启摄像头。虽然有些场合看脸有帮助，但总是开启会加重某些人的疲劳。应根据目的灵活使用摄像头。

最后，决定会议的结束方式。谁在什么时间之前做什么。决策事项是什么。未决事项是什么。如果这些不明确，会议后又需要确认会议。

糟糕的会议会产生下一个会议。好的会议会产生下一个行动。

从“减少会议”到“设计会议”

当会议疲劳成为问题时，许多公司会考虑“减少会议”。当然，减少不必要的会议很重要。但这还不够。

因为即使会议少，质量低下也会让人疲惫。相反，如果会议的必要性明确，参与者受到尊重，决策得以推进，即使花费一些时间也会有认同感。

现代工作方式所需的不仅是减少会议的数量。还需要将会议重新设计为组织智慧的发掘场所。

会议可以是夺取员工时间的东西，也可以是产生联系的东西。可以是导致倦怠的原因，也可以是参与感的来源。走向哪一边，取决于会议举办者的意识和设计。

在发送会议邀请之前，想停下来思考。

这真的有必要聚集吗。
谁应该参加。
决定什么，分享什么，留下什么。
并且，这个会议是否尊重参与者的时间和精力。

会议不是仅仅忍耐的东西。是需要设计的东西。
能够切换到这种想法的组织，员工的疲惫会逐渐减少。

出处URL

《独立报》：参考会议对员工福祉的影响、会议目的设计、在线会议中的发言差异等主要论点。
https://www.independent.co.uk/life-style/work-meetings-zoom-staff-burnout-b2978129.html

HEC Liège：Willem Standaert等人关于会议研究和播客介绍。参考会议对生产力、幸福感、包容性的影响及“会议负担悖论”的背景信息。
https://www.hec.uliege.be/cms/c_12740432/en/rethinking-meetings-productivity-well-being-and-inclusion

斯坦福报告：参考关于视频会议疲劳，特别是女性疲劳更强的可能性及自我视图影响的研究介绍。
https://news.stanford.edu/stories/2021/04/zoom-fatigue-worse-women

Axios：参考在线会议的增加、静音和摄像头关闭的增加、会议参与度和离职风险的调查介绍。
https://www.axios.com/2024/06/24/zoom-meeting-participation

哈佛商业评论：参考会议对员工工作时间及心理、身体、精神福祉的影响的背景信息。
https://hbr.org/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings

Reddit r/technology：参考关于在线会议疲劳的SNS反应例子。“邮件能解决的会议”、“摄像头开启疲劳”等论点。
https://www.reddit.com/r/technology/comments/12bicxo/a_new_study_finally_explains_why_online_meetings/

Reddit r/careeradvice：参考管理层被会议缠身的反应，会议保护现场和非效率的两面性在SNS上的讨论。
https://www.reddit.com/r/careeradvice/comments/1cdsiwg/when_managers_are_in_meetings_all_day_is_that/