क्या वह बैठक वास्तव में आवश्यक है? "बैठक की थकान" के युग में कर्मचारियों के मन को राहत देने का नुस्खा

सुबह, कंप्यूटर खोलते ही, कैलेंडर पर 30 मिनट के अंतराल पर बैठकों की कतार होती है। सुबह नियमित बैठक, दोपहर से पहले प्रगति की समीक्षा, दोपहर में अन्य विभागों के साथ समन्वय, और शाम को "सिर्फ़ एहतियात के तौर पर" बैठक। बैठकों के बीच में ईमेल का जवाब देना, चैट पर प्रतिक्रिया देना, और जब आप अंततः अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने की कोशिश करते हैं, तब तक आपकी सारी ऊर्जा समाप्त हो चुकी होती है।

कई कामकाजी लोगों के लिए, यह कोई विशेष दिन नहीं है। बल्कि, यह एक बहुत ही सामान्य दिनचर्या है।

ब्रिटिश अखबार The Independent द्वारा प्रस्तुत बैठक अनुसंधान का लेख आधुनिक कार्यस्थल की विरोधाभास को उजागर करता है। बैठकें मूल रूप से काम को आगे बढ़ाने के लिए एक उपकरण हैं। जानकारी साझा करने, निर्णय लेने, विचारों का आदान-प्रदान करने और संबंध बनाने के लिए मौजूद हैं। लेकिन वास्तव में, बैठकें काम को आगे बढ़ाने के बजाय, काम को दबाने का कारण बनती जा रही हैं।

विशेष रूप से समस्या केवल "बैठकों की संख्या" नहीं है। लेख में बताया गया मुख्य बिंदु यह है कि बैठकें कैसे डिज़ाइन की गई हैं, उनका उद्देश्य स्पष्ट है या नहीं, और क्या सभी प्रतिभागियों को अपनी आवाज़ उठाने का समान अवसर मिलता है। मतलब, बैठक की थकान का असली कारण केवल समय की बर्बादी नहीं है। यह संगठनात्मक संस्कृति, शक्ति संबंधों, और कार्यप्रणाली की डिज़ाइन की विफलता है, जो बैठक के रूप में प्रकट होती है।

बैठक "बुरी" नहीं है। लेकिन, बुरी बैठकें लोगों को तोड़ देती हैं

बैठकों के प्रति असंतोष दुनिया भर के कार्यस्थलों में साझा किया जाता है। सोशल मीडिया और फोरम पर, "क्या यह ईमेल से नहीं हो सकता था", "बैठकों के कारण काम नहीं कर पा रहा हूँ", "कैमरा ऑन करने से ही थक जाता हूँ" जैसी आवाज़ें लगातार सुनाई देती हैं।

हालांकि, बैठक को पूरी तरह से नकारना जल्दबाजी होगी। अच्छी बैठकें काम करने वालों की जुड़ाव को बढ़ाती हैं। अलग-थलग पड़ने वाले रिमोट वातावरण में, आमने-सामने बात करने से, अपनी भूमिका को पुनः समझा जा सकता है और टीम के साथ संबंध महसूस किया जा सकता है। नए विचार उत्पन्न हो सकते हैं, और केवल लिखित रूप में व्यक्त करना कठिन होता है, वह गर्मजोशी और चिंताएँ साझा की जा सकती हैं।

समस्या यह है कि हर उद्देश्य के लिए एक ही प्रकार की बैठक का उपयोग किया जाता है।

यदि जानकारी साझा करना उद्देश्य है, तो पूर्व-प्रस्तावित सामग्री या असिंक्रोनस दस्तावेज़ पर्याप्त हो सकते हैं। यदि निर्णय लेना उद्देश्य है, तो आवश्यक निर्णय सामग्री और निर्णयकर्ता को स्पष्ट करना आवश्यक है। यदि भावनाओं और विचारों को साझा करना उद्देश्य है, तो एक ऐसा माहौल बनाना आवश्यक है जिसमें बोलना आसान हो। यदि संबंध निर्माण उद्देश्य है, तो केवल दक्षता का पीछा करने के बजाय, पारस्परिक समझ के लिए भी जगह होनी चाहिए।

फिर भी, कई कार्यस्थलों में "बस बैठक" की प्रवृत्ति बढ़ रही है। अस्पष्ट उद्देश्यों के साथ निमंत्रण भेजे जाते हैं, और प्रतिभागियों को यह नहीं पता होता कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। सामग्री अंतिम समय में या बैठक के दौरान ही साझा की जाती है। केवल कुछ लोग ही बोलते हैं, जबकि अन्य चुपचाप स्क्रीन देखते रहते हैं। बिना किसी निष्कर्ष के बैठक समाप्त हो जाती है, और उसके बाद फिर से "पुष्टि के लिए बैठक" निर्धारित की जाती है।

यह दुष्चक्र ही तथाकथित "बैठक का नरक" है।

रिमोट मीटिंग्स से उत्पन्न नई थकान

महामारी के बाद से, ऑनलाइन बैठकें कार्यस्थल का मानक उपकरण बन गई हैं। यात्रा का समय समाप्त हो गया है, और दूरस्थ स्थानों के सदस्यों के साथ आसानी से जुड़ने की सुविधा एक बड़ी लाभ है। लेकिन साथ ही, ऑनलाइन बैठकें नई थकान भी उत्पन्न कर रही हैं।

पहला, संज्ञानात्मक भार अधिक होता है। स्क्रीन पर, दूसरे व्यक्ति के चेहरे के भाव, इशारे, और वातावरण को पढ़ना मुश्किल होता है। थोड़ी सी भी चुप्पी संचार विलंब है या असहमति है या विचार में है, यह निर्णय लेना कठिन होता है। कई लोगों के चेहरे स्क्रीन पर एक साथ देखते हुए, अपने आप को कैसे दिख रहा है, इस पर भी ध्यान देना पड़ता है। यह आमने-सामने की तुलना में एक अलग प्रकार की एकाग्रता की मांग करता है।

दूसरा, हमेशा जुड़े रहने का एहसास बढ़ जाता है। ऑनलाइन बैठकें सेट करना आसान होता है, इसलिए वे कैलेंडर के खाली स्थान में आसानी से समा जाती हैं। बैठक कक्ष लेने की आवश्यकता नहीं होती, यात्रा करने की आवश्यकता नहीं होती। इसलिए, पहले जो "विशेष रूप से इकट्ठा होने लायक नहीं" के रूप में समझा जाता था, वह भी बैठक में बदल जाता है।

तीसरा, काम और निजी जीवन की सीमाएं धुंधली हो जाती हैं। घर से बैठक में भाग लेते समय, पीछे परिवार, घरेलू काम, जीवन की आवाज़ें होती हैं। स्क्रीन के अंदर व्यवसायिक चेहरा बनाए रखते हुए, वास्तविक स्थान में एक जीवन जीने वाला व्यक्ति भी होता है। यह द्वैतता अदृश्य तनाव उत्पन्न करती है।

स्टैनफोर्ड विश्वविद्यालय के एक अध्ययन में, वीडियो बैठक से उत्पन्न थकान विशेष रूप से महिलाओं में अधिक हो सकती है। अपने आप को लगातार देखने से आत्म-निरीक्षण, कैमरे के फ्रेम में बने रहने की शारीरिक बाधा आदि थकान को बढ़ाने वाले कारक के रूप में गिने जाते हैं। ऑनलाइन बैठकें एक समान मंच की तरह दिख सकती हैं, लेकिन वास्तव में सभी लोग समान रूप से भाग नहीं ले रहे होते हैं।

"महिलाओं के लिए बोलना कठिन" ऑनलाइन बैठकों की अंधी जगह

The Independent के लेख में, ऑनलाइन बैठकों में जेंडर अंतर एक महत्वपूर्ण मुद्दा के रूप में उठाया गया है। सर्वेक्षण में दिखाया गया है कि महिलाएं आमने-सामने की बैठकों की तुलना में ऑनलाइन बैठकों में बोलने में कठिनाई महसूस करती हैं।

इसके कई कारण हो सकते हैं। ऑनलाइन में बोलने का समय लेना कठिन होता है, थोड़ी सी भी देरी होने पर कोई और बोलना शुरू कर देता है। स्क्रीन साझा करते समय, प्रतिभागियों के चेहरे छोटे हो जाते हैं, और यह देखना मुश्किल होता है कि कौन बोलना चाहता है। गैर-मौखिक संकेत कमजोर हो जाते हैं, और हस्तक्षेप या बोलने के अवसर की असमानता बढ़ जाती है।

इसके अलावा, घर से काम करने पर घरेलू भूमिकाओं का भार भी बढ़ सकता है। बैठक में भाग लेते समय, परिवार की उपस्थिति और घरेलू काम की योजना का ध्यान रखना पड़ता है। कार्यस्थल में रहते समय जो भार अलग होता था, वह स्क्रीन के बाहर एक साथ चलता है।

यह केवल "बोलने की आसानी" का मुद्दा नहीं है। बैठक में बोलने में असमर्थता का मतलब है कि निर्णय लेने में भाग लेना कठिन हो जाता है। विचारों का मूल्यांकन होने का अवसर खो जाता है, और उपस्थिति दिखाने का मंच भी कम हो जाता है। परिणामस्वरूप, करियर निर्माण और मूल्यांकन पर भी प्रभाव पड़ सकता है।

बैठक की डिज़ाइन संगठन की निष्पक्षता से जुड़ी होती है।

सोशल मीडिया पर फैल रही "क्या यह बैठक में बदलने की आवश्यकता है?" की सहानुभूति

सोशल मीडिया पर प्रतिक्रियाओं को देखने पर, बैठक की थकान के प्रति असंतोष तीन मुख्य दिशाओं में विभाजित होता है।

पहला, "कृपया ईमेल या चैट में निपटने योग्य सामग्री को बैठक में न बदलें" की प्रतिक्रिया है। Reddit के प्रौद्योगिकी समुदाय में, ऑनलाइन बैठक की थकान के विषय पर, "आखिरकार, क्या यह एक ईमेल से नहीं हो सकता था" की भावना वाले टिप्पणियाँ बहुत देखी जाती हैं। बैठक की समस्या केवल समय नहीं है। बैठक के कारण ध्यान भंग होता है, और काम के प्रवाह में विघटन होता है, जिससे कई लोग तनाव महसूस करते हैं।

दूसरा, "कैमरा ऑन संस्कृति" की थकान है। एक टिप्पणी में कहा गया कि बड़ी बैठकों में केवल वक्ता या प्रमुख सदस्य ही कैमरा ऑन करें, यह एक सुझाव था। वहीं, छोटे समूहों में कैमरा बंद करने से जुड़ाव कम महसूस होता है। यहाँ पर दक्षता और संबंध के संतुलन की कठिनाई है।

तीसरा, "प्रबंधन भी बैठकों से पीड़ित है" का दृष्टिकोण है। करियर सलाह के Reddit पर, यह सवाल उठाया गया कि क्या प्रबंधन का पूरे दिन बैठकों में रहना वास्तव में कंपनी के लिए फायदेमंद है, इसके जवाब में प्रबंधन पक्ष से "हम भी इसे नहीं चाहते हैं", "टीम को अनावश्यक बैठकों से बचाने के लिए ढाल बनते हैं" की भावना वाले प्रतिक्रियाएँ भी देखी गईं। मतलब, बैठकें केवल जमीनी स्तर पर ही नहीं, बल्कि प्रबंधन के समय और निर्णय क्षमता को भी खत्म करती हैं।

LinkedIn पर, बैठकें केवल समय की चोरी नहीं हैं, बल्कि संगठन की जानकारी उत्पन्न करने का स्थान भी हैं। निर्णय लेने की पृष्ठभूमि, विरोधी विचार, और दस्तावेज़ में दर्ज नहीं हो सकने वाले संदर्भ अक्सर बैठकों में साझा किए जाते हैं। इसलिए, आवश्यकता "शून्य बैठक" नहीं है, बल्कि यह विचार है कि बैठक में उत्पन्न ज्ञान को कैसे संरक्षित किया जाए और कैसे पुनः उपयोग किया जाए।

सोशल मीडिया की प्रतिक्रियाओं को मिलाकर देखें, तो कई लोग जो चाहते हैं वह बैठक का उन्मूलन नहीं है। वे एक संतोषजनक बैठक चाहते हैं। एक ऐसी बैठक जिसमें उद्देश्य स्पष्ट हो, भाग लेने का अर्थ हो, और समाप्त होने के बाद काम आगे बढ़ा हुआ महसूस हो।

बैठक संगठनात्मक संस्कृति का दर्पण है

बैठक की प्रकृति को देखकर, यह समझा जा सकता है कि संगठन क्या मूल्यवान मानता है।

यदि हर बार केवल जोर से बोलने वाले लोग ही बात करते हैं, तो उस संगठन में बोलने की शक्ति का संबंध सत्ता से हो सकता है। यदि हर बार उन लोगों के लिए सामग्री को फिर से समझाया जाता है जो इसे नहीं पढ़ते, तो तैयारी की कमी को स्वीकार किया जा रहा है। यदि बिना किसी निष्कर्ष के बैठकें जारी रहती हैं, तो जिम्मेदारी की स्थिति अस्पष्ट हो सकती है। यदि आमंत्रित लोगों की संख्या अत्यधिक होती है, तो जानकारी साझा करने और निर्णय लेने के बीच का अंतर स्पष्ट नहीं हो सकता है।

इसके विपरीत, अच्छी बैठकों में कुछ सामान्यताएँ होती हैं। उद्देश्य स्पष्ट होता है, केवल आवश्यक लोग ही भाग लेते हैं, पूर्व में जानकारी साझा की जाती है, बोलने के अवसर में असमानता नहीं होती, और बैठक के बाद अगली कार्रवाई स्पष्ट होती है। बैठक समाप्त होते ही "तो, अब क्या करना है?" नहीं होता।

बैठक संगठन का एक छोटा सा प्रतिबिंब है। इसलिए बैठक को बदलना केवल कार्यकुशलता में सुधार नहीं है। यह संगठन की निर्णय लेने की प्रक्रिया, समावेशिता, और विश्वास संबंधों को बदलने का भी एक तरीका है।

पहला सवाल होना चाहिए "हम क्यों इकट्ठा हो रहे हैं"

बैठक को सुधारने का पहला कदम सरल है।

"हम क्यों इकट्ठा हो रहे हैं?"

इस सवाल को अस्पष्ट छोड़कर बैठक शुरू नहीं की जानी चाहिए। क्या यह जानकारी साझा करने के लिए है, निर्णय लेने के लिए है, विचारों को इकट्ठा करने के लिए है, या संबंध बनाने के लिए है। उद्देश्य के अनुसार, सबसे उपयुक्त प्रारूप भी बदलता है।

यदि जानकारी साझा करना है, तो दस्तावेज़ या रिकॉर्डिंग, चैट के माध्यम से भी काम हो सकता है। यदि निर्णय लेना है, तो निर्णयकर्ता, विकल्प, और निर्णय मानदंड को पहले से स्पष्ट करना आवश्यक है। यदि विचारों को इकट्ठा करना है, तो गुमनाम सर्वेक्षण या पूर्व टिप्पणियों का उपयोग करना बेहतर हो सकता है। यदि संबंध बनाना है, तो केवल दक्षता का पीछा करने के बजाय, बातचीत और पारस्परिक समझ के लिए समय का महत्व होता है।

इसके अलावा, ऑनलाइन, आमने-सामने, हाइब्रिड, केवल ऑडियो जैसे प्रारूपों को भी उद्देश्य के अनुसार चुना जाना चाहिए। हर चीज़ को वीडियो बैठक में नहीं बदलना चाहिए। कुछ चर्चाओं के लिए स्क्रीन साझा करना आवश्यक हो सकता है, जबकि कुछ कार्यों की पुष्टि के लिए चेहरे को न देखना बेहतर हो सकता है। भावनात्मक संवाद या विश्वास बहाली के लिए आमने-सामने का प्रारूप अधिक उपयुक्त हो सकता है।

बैठक के प्रारूप को आदत के अनुसार नहीं, बल्कि उद्देश्य से पीछे की ओर गणना करके चुनें। इससे भी, कई बैठक की थकान को कम किया जा सकता है।

अच्छी बैठकें बनाने के लिए ठोस उपाय

बैठक को बदलने के लिए, मानसिकता नहीं, डिज़ाइन की आवश्यकता होती है।

पहले, एजेंडा और सामग्री को पहले से साझा करें। जिन बैठकों में प्रतिभागी तैयारी नहीं कर सकते, उनमें बोलने वाले लोग सीमित होते हैं। बिना तैयारी के इकट्ठा होने पर, बैठक जानकारी पढ़ने की बैठक बन जाती है।

अगला, बोलने के नियमों को व्यवस्थित करें। हाथ उठाने की सुविधा, चैट, गुमनाम टिप्पणियाँ, या राउंड रोबिन पद्धति का उपयोग करके, केवल जोर से बोलने वाले लोग ही मंच पर हावी नहीं हो सकते। विशेष रूप से ऑनलाइन बैठकों में, प्राकृतिक आई कॉन्टैक्ट या बोलने के संकेत को समझना मुश्किल होता है, इसलिए संचालक की भूमिका महत्वपूर्ण होती है।

इसके अलावा, हमेशा कैमरा ऑन करने के लिए मजबूर न करें। कुछ स्थितियों में चेहरा देखना सहायक हो सकता है, लेकिन हमेशा ऑन रखने से थकान बढ़ सकती है। उद्देश्य के अनुसार, कैमरे के उपयोग को लचीला बनाना चाहिए।

अंत में, बैठक के समाप्त होने का तरीका तय करें। कौन, क्या, कब तक करेगा। निर्णय क्या हैं। अनिर्णीत मुद्दे क्या हैं। यदि यह अस्पष्ट रहता है, तो बैठक के बाद फिर से पुष्टि की बैठक की आवश्यकता होगी।

बुरी बैठकें अगली बैठक को जन्म देती हैं। अच्छी बैठकें अगली कार्रवाई को जन्म देती हैं।

"बैठक को कम करने" से "बैठक को डिज़ाइन करने" की ओर

जब बैठक की थकान समस्या बन जाती है, तो कई कंपनियाँ "बैठक को कम करने" का विचार करती हैं। निश्चित रूप से, अनावश्यक बैठकों को कम करना