การประชุมนี้จำเป็นจริงหรือ? "ความเหนื่อยล้าจากการประชุม" ในยุคที่พนักงานรู้สึกหมดแรง

เช้าเปิดคอมพิวเตอร์ ปฏิทินมีการประชุมเรียงกันทุก 30 นาที ช่วงเช้าเป็นการประชุมประจำ ก่อนเที่ยงเป็นการตรวจสอบความคืบหน้า บ่ายเป็นการปรับปรุงกับแผนกอื่น และเย็นเป็นการประชุม "เผื่อไว้" ระหว่างการประชุมต้องตอบอีเมล ตอบแชท และเมื่อถึงเวลาที่จะเริ่มงานของตัวเอง ความตั้งใจก็หมดไปแล้ว

สำหรับหลายๆ คนที่ทำงาน นี่ไม่ใช่วันที่พิเศษ แต่เป็นเรื่องปกติที่คุ้นเคย

บทความจาก The Independent ที่พูดถึงการศึกษาการประชุมเผยให้เห็นความขัดแย้งในที่ทำงานยุคใหม่ การประชุมควรเป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนงาน แบ่งปันข้อมูล ตัดสินใจ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และสร้างความสัมพันธ์ แต่ในความเป็นจริง การประชุมกลับเป็นการกดดันงานมากขึ้น

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ "จำนวนการประชุม" เท่านั้น แต่บทความชี้ให้เห็นถึงการออกแบบการประชุม วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และการเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียม ความเหนื่อยล้าจากการประชุมไม่ได้เป็นเพียงการเสียเวลา แต่มาจากวัฒนธรรมองค์กร ความสัมพันธ์เชิงอำนาจ และการออกแบบวิธีการทำงานที่ไม่สมบูรณ์

การประชุมไม่ใช่ "สิ่งเลวร้าย" แต่การประชุมที่ไม่ดีทำลายคน

ความไม่พอใจต่อการประชุมเป็นที่แพร่หลายในที่ทำงานทั่วโลก เมื่อดูจากโซเชียลมีเดียและกระดานสนทนา มีเสียงบ่นว่า "นี่สามารถทำผ่านอีเมลได้ไหม" "การประชุมทำให้ทำงานไม่ได้" "แค่เปิดกล้องก็เหนื่อยแล้ว"

อย่างไรก็ตาม การปฏิเสธการประชุมทั้งหมดนั้นเร็วเกินไป การประชุมที่ดีสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานได้ ในสภาพแวดล้อมที่ทำงานระยะไกล การพบปะพูดคุยช่วยยืนยันบทบาทของตนเองและรู้สึกถึงความเชื่อมโยงกับทีม อาจมีการเกิดไอเดียใหม่ๆ และการแบ่งปันความรู้สึกหรือความกังวลที่ยากจะสื่อสารผ่านข้อความ

ปัญหาคือการใช้รูปแบบการประชุมเดียวกันสำหรับทุกวัตถุประสงค์

หากมีวัตถุประสงค์เพื่อแบ่งปันข้อมูล อาจเพียงพอที่จะใช้เอกสารหรือการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน หากมีวัตถุประสงค์ในการตัดสินใจ ควรมีการกำหนดข้อมูลที่จำเป็นและผู้ตัดสินใจให้ชัดเจน หากเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ควรสร้างบรรยากาศที่เอื้อให้แสดงความคิดเห็นได้ง่าย หากมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความสัมพันธ์ ควรมีพื้นที่สำหรับความเข้าใจซึ่งกันและกัน ไม่ใช่แค่การมุ่งเน้นประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ในหลายที่ทำงาน "การประชุมเพื่อความปลอดภัย" ยังคงเพิ่มขึ้น การเชิญถูกส่งออกไปโดยไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ผู้เข้าร่วมไม่รู้ว่าจะคาดหวังอะไร เอกสารถูกแชร์ในนาทีสุดท้ายหรือระหว่างการประชุม มีเพียงบางคนที่พูด ในขณะที่คนอื่นๆ เงียบและจ้องหน้าจอ การประชุมจบลงโดยไม่มีข้อสรุป และมีการตั้งการประชุม "เพื่อยืนยัน" อีกครั้ง

วงจรอุบาทว์นี้คือสิ่งที่เรียกว่า "นรกการประชุม"

ความเหนื่อยล้าใหม่ที่เกิดจากการประชุมทางไกล

หลังจากการแพร่ระบาด การประชุมออนไลน์กลายเป็นมาตรฐานในที่ทำงาน การไม่มีเวลาการเดินทางและการเชื่อมต่อกับสมาชิกที่อยู่ห่างไกลได้ง่ายขึ้นเป็นข้อดี แต่ในขณะเดียวกัน การประชุมออนไลน์ก็สร้างความเหนื่อยล้าใหม่

ประการแรก ภาระทางปัญญาสูง บนหน้าจอ การอ่านสีหน้าท่าทางและบรรยากาศของคู่สนทนาทำได้ยาก การหยุดชั่วคราวเล็กน้อยอาจเป็นการล่าช้าของการสื่อสาร การไม่เห็นด้วย หรือการคิดอยู่ การดูหน้าจอที่มีใบหน้าหลายคนเรียงกันต้องใส่ใจถึงการปรากฏของตนเอง ซึ่งต้องการความตั้งใจที่ต่างจากการพบปะตัวต่อตัว

ประการที่สอง ความรู้สึกเชื่อมต่ออย่างต่อเนื่องเพิ่มขึ้น การตั้งค่าการประชุมออนไลน์ทำได้ง่าย ทำให้การประชุมแทรกเข้ามาในช่องว่างของปฏิทินได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องจองห้องประชุมหรือเดินทาง ดังนั้นเนื้อหาที่เคยถูกตัดสินว่า "ไม่จำเป็นต้องรวมตัวกัน" จึงกลายเป็นการประชุมได้ง่าย

ประการที่สาม ขอบเขตระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวไม่ชัดเจน เมื่อเข้าร่วมการประชุมจากบ้าน มีครอบครัว งานบ้าน และเสียงชีวิตอยู่เบื้องหลัง ในหน้าจอเราต้องรักษาภาพลักษณ์ธุรกิจ แต่ในพื้นที่จริงเราต้องเป็นผู้ใช้ชีวิตด้วย ความสองด้านนี้สร้างความเครียดที่มองไม่เห็น

การศึกษาจากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดแสดงให้เห็นว่าความเหนื่อยล้าจากการประชุมทางวิดีโออาจส่งผลกระทบต่อผู้หญิงมากขึ้น การดูภาพตัวเองอย่างต่อเนื่องและความรู้สึกถูกจำกัดในกรอบกล้องเป็นปัจจัยที่เพิ่มความเหนื่อยล้า แม้ว่าการประชุมออนไลน์จะดูเหมือนเป็นพื้นที่ที่เท่าเทียม แต่ในความเป็นจริงไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเข้าร่วมได้อย่างเท่าเทียม

จุดบอดของการประชุมออนไลน์ที่ทำให้ผู้หญิงพูดยาก

บทความจาก The Independent ยังยกประเด็นความแตกต่างทางเพศในการประชุมออนไลน์เป็นประเด็นสำคัญ การสำรวจแสดงให้เห็นว่าผู้หญิงรู้สึกพูดยากกว่าในการประชุมออนไลน์เมื่อเทียบกับการประชุมตัวต่อตัว

มีหลายเหตุผลที่อาจเกิดขึ้น ในออนไลน์ การจับจังหวะการพูดทำได้ยาก หากช้ากว่าเพียงเล็กน้อย คนอื่นอาจเริ่มพูดแล้ว เมื่อแชร์หน้าจอ ใบหน้าของผู้เข้าร่วมจะเล็กลง ทำให้มองไม่เห็นว่าใครต้องการพูด สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดอ่อนแอลง ทำให้เกิดการแทรกแซงและโอกาสในการพูดที่ไม่เท่าเทียม

นอกจากนี้ การทำงานจากบ้านยังมีภาระหน้าที่ในครอบครัวที่ต้องรับผิดชอบ ในขณะที่เข้าร่วมการประชุม ต้องใส่ใจถึงครอบครัวและการจัดการงานบ้าน ภาระที่เคยแยกจากกันในที่ทำงานกลับมาพร้อมกันนอกหน้าจอ

นี่ไม่ใช่แค่ปัญหา "ความง่ายในการพูด" การไม่สามารถพูดในการประชุมหมายถึงการเข้าร่วมการตัดสินใจได้ยากขึ้น โอกาสที่ไอเดียจะได้รับการประเมินลดลง และพื้นที่ในการแสดงตัวตนลดลง ส่งผลต่อการสร้างอาชีพและการประเมิน

การออกแบบการประชุมเกี่ยวข้องกับความยุติธรรมขององค์กร

ความเห็นที่แพร่หลายบนโซเชียลมีเดียว่า "จำเป็นต้องประชุมหรือไม่?"

เมื่อดูปฏิกิริยาบนโซเชียลมีเดีย ความไม่พอใจต่อความเหนื่อยล้าจากการประชุมแบ่งออกเป็นสามทิศทางหลัก

ทิศทางแรกคือ "ไม่ควรจัดการประชุมสำหรับเนื้อหาที่สามารถทำผ่านอีเมลหรือแชทได้" ในชุมชนเทคโนโลยีของ Reddit มีความคิดเห็นมากมายเกี่ยวกับความเหนื่อยล้าจากการประชุมออนไลน์ว่า "สุดท้ายแล้วเนื้อหานี้สามารถทำผ่านอีเมลได้หรือไม่" ปัญหาของการประชุมไม่ใช่แค่เวลา แต่การประชุมทำให้การทำงานถูกขัดจังหวะและการไหลของงานถูกตัดขาด ซึ่งทำให้หลายคนรู้สึกเครียด

ทิศทางที่สองคือ "ความเหนื่อยล้าจากการเปิดกล้อง" มีความคิดเห็นว่าในการประชุมขนาดใหญ่ ควรให้เฉพาะผู้พูดหรือสมาชิกหลักเปิดกล้อง ในขณะที่ทีมขนาดเล็กบางคนรู้สึกว่าการปิดกล้องทำให้ความเชื่อมโยงลดลง ที่นี่มีความยากลำบากในการสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและความสัมพันธ์

ทิศทางที่สามคือ "ผู้จัดการก็ประสบปัญหาจากการประชุม" ใน Reddit เกี่ยวกับคำแนะนำด้านอาชีพ มีคำถามว่าการที่ผู้จัดการเข้าร่วมการประชุมทั้งวันนั้นเป็นประโยชน์ต่อบริษัทจริงหรือไม่ โดยมีความคิดเห็นจากฝั่งผู้จัดการว่า "เราไม่ได้ต้องการเช่นนั้น" "เราพยายามปกป้องทีมจากการประชุมที่ไม่จำเป็น" ซึ่งแสดงให้เห็นว่าการประชุมไม่เพียงแต่ทำให้ผู้ปฏิบัติงานเหนื่อยล้า แต่ยังทำให้ผู้จัดการเสียเวลาและพลังในการตัดสินใจด้วย

ใน LinkedIn มีมุมมองว่าการประชุมไม่ใช่แค่การขโมยเวลา แต่เป็นที่ที่ความรู้ขององค์กรเกิดขึ้น พื้นหลังของการตัดสินใจ ความคิดเห็นที่ไม่เห็นด้วย และบริบทที่ยากจะบันทึกในเอกสาร มักถูกแบ่งปันในการประชุม ดังนั้นสิ่งที่จำเป็นไม่ใช่ "การไม่มีการประชุม" แต่คือวิธีการเก็บรักษาและนำความรู้ที่เกิดจากการประชุมไปใช้ใหม่

เมื่อสรุปปฏิกิริยาบนโซเชียลมีเดีย หลายคนต้องการการประชุมที่มีความหมาย มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน มีความหมายในการเข้าร่วม และหลังจากจบแล้วรู้สึกว่างานได้ก้าวไปข้างหน้า

การประชุมเป็นกระจกสะท้อนวัฒนธรรมองค์กร

การดูวิธีการประชุมสามารถบอกได้ว่าองค์กรนั้นให้ความสำคัญกับอะไร

หากการประชุมทุกครั้งมีเพียงคนที่เสียงดังเท่านั้นที่พูด องค์กรนั้นอาจเชื่อมโยงอำนาจกับความสามารถในการพูด หากมีการอธิบายซ้ำสำหรับคนที่ไม่ได้อ่านเอกสาร การขาดการเตรียมพร้อมอาจได้รับการยอมรับ หากการประชุมที่ไม่มีข้อสรุปเกิดขึ้นบ่อย ความรับผิดชอบอาจไม่ชัดเจน หากมีผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป การแบ่งแยกข้อมูลและการตัดสินใจอาจไม่ชัดเจน

ในทางกลับกัน การประชุมที่ดีมีลักษณะร่วมกัน วัตถุประสงค์ชัดเจน มีเพียงผู้ที่จำเป็นเท่านั้นที่เข้าร่วม ข้อมูลถูกแชร์ล่วงหน้า โอกาสในการพูดไม่เอนเอียง และหลังจากจบการประชุมรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป การประชุมไม่ควรจบลงด้วยคำถามว่า "แล้วเราจะทำอะไรต่อไป"

การประชุมเป็นภาพย่อขององค์กร การเปลี่ยนแปลงการประชุมไม่ใช่แค่การเพิ่มประสิทธิภาพงาน แต่ยังเปลี่ยนแปลงการตัดสินใจ ความครอบคลุม และความไว้วางใจในองค์กร

สิ่งที่ควรถามก่อนคือ "ทำไมเราต้องรวมตัวกัน"

ก้าวแรกในการปรับปรุงการประชุมคือสิ่งที่เรียบง่าย

"ทำไมเราต้องรวมตัวกัน"

อย่าเริ่มการประชุมโดยไม่ชัดเจนในคำถามนี้ ว่าจะเป็นการแบ่งปันข้อมูล การตัดสินใจ การรวบรวมความคิดเห็น หรือการสร้างความสัมพันธ์ วัตถุประสงค์ที่ต่างกันต้องการรูปแบบที่ต่างกัน

การแบ่งปันข้อมูลอาจทำได้ผ่านเอกสารหรือการบันทึก หากเป็นการตัดสินใจ ควรกำหนดผู้ตัดสินใจ ตัวเลือก และเกณฑ์การตัดสินใจล่วงหน้า หากรวบรวมความคิดเห็น การใช้แบบสอบถามนิรนามหรือความคิดเห็นล่วงหน้าอาจทำให้บางคนพูดง่ายขึ้น หากเป็นการสร้างความสัมพันธ์ ควรมีเวลาสำหรับการสนทนาและความเข้าใจซึ่งกันและกัน

นอกจากนี้ ควรเลือกใช้รูปแบบการประชุมที่เหมาะสม เช่น ออนไลน์ ตัวต่อตัว ไฮบริด หรือเสียงเท่านั้น ไม่ใช่ทุกอย่างต้องเป็นการประชุมวิดีโอ การอภิปรายที่ต้องแชร์หน้าจอ หรือการตรวจสอบงานที่ไม่ต้องเห็นหน้ากันอาจเหมาะสมกว่า การสนทนาทางอารมณ์หรือการฟื้นฟูความไว้วางใจอาจเหมาะสมกว่าที่จะทำตัวต่อตัว

การเลือกการประชุมจากวัตถุประสงค์แทนที่จะเป็นนิสัยสามารถลดความเหนื่อยล้าจากการประชุมได้มาก

วิธีการสร้างการประชุมที่ดี

การเปลี่ยนแปลงการประชุมต้องการการออกแบบ ไม่ใช่แค่ทฤษฎี

เริ่มจากการแชร์วาระและเอกสารล่วงหน้า การประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่สามารถเตรียมตัวได้จะมีเพียงบางคนที่สามารถพูดได้ หากรวมตัวกันโดยไม่มีการเตรียมตัว การประชุมจะกลายเป็นการอ่านข้อมูล

ถัดไป จัดระเบียบกฎการพูด การใช้ฟังก์ชั่นยกมือ แชท ความคิดเห็นนิรนาม หรือการฟังความคิดเห็นแบบรอบโรบินสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่คนที่เสียงดังเท่านั้นที่ครองเวทีได้ โดยเฉพาะในการประชุมออนไลน์ บทบาทของผู้ดำเนินการมีความสำคัญเนื่องจากการติดต่อทางสายตาและการแสดงความตั้งใจในการพูดทำได้ยาก

นอกจากนี้ การไม่บังคับให้เปิดกล้องตลอดเวลาก็สำคัญ การเห็นหน้ากันมีประโยชน์ในบางสถานการณ์ แต่การเปิดกล้องตลอด