Ist dieses Meeting wirklich notwendig? Ein Rezept gegen die "Meeting-Müdigkeit" in einer Zeit, in der Meetings die Mitarbeiter belasten

Morgens öffnet man den Computer. Im Kalender sind Meetings im 30-Minuten-Takt eingetragen. Am Vormittag das regelmäßige Meeting, kurz vor Mittag ein Fortschritts-Check, am Nachmittag Abstimmungen mit anderen Abteilungen und am Abend ein "vorsorgliches" Treffen. Zwischen den Meetings werden E-Mails beantwortet, auf Chats reagiert, und wenn man endlich seine eigene Arbeit beginnen möchte, ist die Konzentration bereits erschöpft.

Für viele Berufstätige ist dies kein besonderer Tag. Vielmehr ist es ein ziemlich vertrauter Alltag.

Ein Artikel in der britischen Zeitung The Independent, der sich mit der Erforschung von Meetings beschäftigt, beleuchtet die Widersprüche, mit denen moderne Arbeitsplätze konfrontiert sind. Meetings sollen eigentlich ein Werkzeug sein, um die Arbeit voranzubringen. Sie dienen dazu, Informationen zu teilen, Entscheidungen zu treffen, Meinungen auszutauschen und Beziehungen aufzubauen. Tatsächlich jedoch gibt es immer mehr Situationen, in denen Meetings die Arbeit nicht voranbringen, sondern sie vielmehr behindern.

Das Problem liegt nicht nur in der "Anzahl der Meetings". Der Kernpunkt, den der Artikel anspricht, ist, wie Meetings gestaltet sind, ob ihre Ziele klar sind und ob die Teilnehmer fair zu Wort kommen können. Die wahre Ursache der Meeting-Müdigkeit ist also nicht nur eine Verschwendung von Zeit. Es sind die Organisationskultur, Machtverhältnisse und das Versagen in der Gestaltung der Arbeitsweise, die sich in Form von Meetings manifestieren.

Meetings sind nicht "böse". Aber schlechte Meetings können Menschen zerstören

Unzufriedenheit mit Meetings ist in Arbeitsplätzen weltweit verbreitet. In sozialen Netzwerken und Foren gibt es immer wieder Stimmen, die sagen: "Das hätte auch per E-Mail geklärt werden können", "Ich kann wegen der Meetings nicht arbeiten" oder "Schon das Einschalten der Kamera ist ermüdend".

Es wäre jedoch voreilig, Meetings vollständig abzulehnen. Gute Meetings können das Engagement der Mitarbeiter steigern. In einer oft isolierten Remote-Umgebung kann das persönliche Gespräch helfen, die eigene Rolle zu bestätigen oder die Verbindung zum Team zu spüren. Neue Ideen können entstehen, und es können Bedenken oder Stimmungen geteilt werden, die in schriftlicher Form schwer zu vermitteln sind.

Das Problem ist, dass für alle Zwecke das gleiche Format von Meetings verwendet wird.

Wenn es um Informationsaustausch geht, könnten Vorabmaterialien oder asynchrone Dokumente ausreichen. Wenn es um Entscheidungsfindung geht, müssen die notwendigen Entscheidungsgrundlagen und Entscheidungsträger klar sein. Wenn es darum geht, Gefühle oder Meinungen auszutauschen, ist eine Atmosphäre erforderlich, die das Sprechen erleichtert. Wenn es um den Aufbau von Beziehungen geht, ist es wichtig, nicht nur Effizienz zu verfolgen, sondern auch Raum für gegenseitiges Verständnis zu lassen.

Dennoch nehmen in vielen Arbeitsplätzen "vorsorgliche Meetings" zu. Einladungen werden verschickt, ohne dass die Ziele klar sind, und die Teilnehmer wissen nicht, was von ihnen erwartet wird. Materialien werden erst kurz vorher oder während des Meetings geteilt. Nur wenige Personen sprechen, während andere stumm auf den Bildschirm starren. Das Meeting endet ohne Ergebnis, und danach wird ein weiteres "Bestätigungsmeeting" angesetzt.

Dieser Teufelskreis ist das, was man als "Meeting-Hölle" bezeichnet.

Die neue Müdigkeit durch Remote-Meetings

Seit der Pandemie sind Online-Meetings zur Standardausstattung am Arbeitsplatz geworden. Der Wegfall von Reisezeiten und die einfache Verbindung mit Mitgliedern an entfernten Standorten sind große Vorteile. Gleichzeitig haben Online-Meetings jedoch auch eine neue Art von Müdigkeit hervorgebracht.

Erstens ist die kognitive Belastung hoch. Auf dem Bildschirm ist es schwierig, die Mimik, Gestik und die Atmosphäre des Gegenübers zu erkennen. Eine kurze Stille ist schwer zu deuten, ob sie durch eine Kommunikationsverzögerung, Uneinigkeit oder Nachdenken verursacht wird. Man muss auf den Bildschirm mit mehreren Gesichtern schauen und gleichzeitig auf das eigene Erscheinungsbild achten. Dies erfordert eine andere Art von Konzentration als bei persönlichen Treffen.

Zweitens verstärkt sich das Gefühl der ständigen Verbindung. Da Online-Meetings einfach einzurichten sind, füllen sie schnell die Lücken im Kalender. Es ist nicht notwendig, einen Besprechungsraum zu reservieren oder sich zu bewegen. Daher werden Inhalte, die früher als "nicht wert, sich extra zu versammeln" angesehen wurden, leicht zu Meetings gemacht.

Drittens verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Wenn man von zu Hause aus an Meetings teilnimmt, sind im Hintergrund Familie, Hausarbeit und Alltagsgeräusche. Während man im Bildschirm das Geschäftsgesicht behält, existiert man gleichzeitig als Privatperson im realen Raum. Diese Dualität erzeugt unsichtbaren Stress.

Eine Studie der Stanford University zeigt, dass die Müdigkeit durch Videokonferenzen besonders bei Frauen stark ausgeprägt sein kann. Die ständige Selbstbetrachtung durch das eigene Bild und das Gefühl der körperlichen Einschränkung, innerhalb des Kamerarahmens zu bleiben, werden als Faktoren genannt, die die Müdigkeit verstärken. Online-Meetings scheinen auf den ersten Blick eine flache Plattform zu sein, aber tatsächlich können nicht alle gleich teilnehmen.

Die blinden Flecken von Online-Meetings, in denen Frauen schwerer zu Wort kommen

Auch im Artikel von The Independent wird der Geschlechterunterschied in Online-Meetings als wichtiges Thema behandelt. Untersuchungen zeigen, dass Frauen in Online-Meetings eher Schwierigkeiten haben, sich zu äußern als in persönlichen Meetings.

Es gibt mehrere mögliche Gründe. Online ist es schwieriger, den richtigen Zeitpunkt für das Sprechen zu finden, und wenn man sich nur ein wenig verspätet, beginnt jemand anderes zu sprechen. Während der Bildschirmfreigabe werden die Gesichter der Teilnehmer kleiner, und es ist schwer zu erkennen, wer sprechen möchte. Nonverbale Signale sind schwächer, was zu Unterbrechungen und einer ungleichen Verteilung der Sprechgelegenheiten führen kann.

Darüber hinaus kann die Belastung durch häusliche Rollen bei der Arbeit von zu Hause aus zunehmen. Während man an Meetings teilnimmt, muss man sich um die Familie und die Organisation der Hausarbeit kümmern. Die Belastungen, die im Büro getrennt waren, laufen außerhalb des Bildschirms gleichzeitig ab.

Dies ist nicht nur ein Problem der "Sprechbarkeit". Wenn man in Meetings nicht sprechen kann, ist es schwierig, an Entscheidungen teilzunehmen. Man verliert die Gelegenheit, Ideen zu bewerten, und die Möglichkeit, Präsenz zu zeigen, nimmt ab. Dies kann sich letztendlich auf die Karriereentwicklung und Bewertung auswirken.

Die Gestaltung von Meetings betrifft die Fairness der gesamten Organisation.

Die wachsende Zustimmung in sozialen Netzwerken zu "Muss das wirklich ein Meeting sein?"

Die Reaktionen in den sozialen Netzwerken zeigen, dass die Unzufriedenheit mit der Meeting-Müdigkeit in drei Hauptbereiche unterteilt ist.

Erstens die Reaktion "Bitte macht keine Meetings aus Inhalten, die per E-Mail oder Chat erledigt werden können". In der Technologie-Community auf Reddit gibt es viele Kommentare zu Themen der Online-Meeting-Müdigkeit, die im Wesentlichen sagen: "Ist das nicht etwas, das mit einer einzigen E-Mail erledigt werden könnte?" Das Problem bei Meetings ist nicht nur die Zeit. Viele Menschen empfinden Stress, weil Meetings die Konzentration unterbrechen und den Arbeitsfluss stören.

Zweitens die Müdigkeit durch die "Kamera-an-Kultur". Ein Kommentar schlägt vor, dass in großen Meetings nur die Sprecher oder Hauptmitglieder die Kamera einschalten sollten. Andererseits fühlen sich in kleinen Teams manche Menschen weniger verbunden, wenn die Kamera ausgeschaltet ist. Hier gibt es die Schwierigkeit, das Gleichgewicht zwischen Effizienz und Beziehung zu finden.

Drittens die Sichtweise "Auch das Management leidet unter Meetings". In der Karriereberatung auf Reddit wird die Frage gestellt, ob es dem Unternehmen wirklich nützt, wenn das Management den ganzen Tag in Meetings verbringt. Daraufhin gibt es Reaktionen von der Managementseite, die sagen: "Wir wollen das auch nicht" und "Wir sind ein Schutzschild, damit das Team nicht in unnötige Meetings verwickelt wird". Das bedeutet, dass Meetings nicht nur die Zeit und Entscheidungsfähigkeit der Mitarbeiter vor Ort, sondern auch des Managements erschöpfen.

Auf LinkedIn gibt es auch die Sichtweise, dass Meetings nicht nur Zeitdiebe sind, sondern auch Orte, an denen das Wissen der Organisation entsteht. Der Hintergrund von Entscheidungen, gegensätzliche Meinungen und Kontexte, die schwer in Dokumenten festzuhalten sind, werden oft in Meetings geteilt. Daher ist es wichtig, nicht "Meeting Null" anzustreben, sondern darüber nachzudenken, wie das in Meetings entstandene Wissen bewahrt und wiederverwendet werden kann.

Zusammengefasst zeigen die Reaktionen in den sozialen Netzwerken, dass viele Menschen nicht die Abschaffung von Meetings fordern, sondern Meetings, die sinnvoll sind. Meetings, bei denen die Ziele klar sind, die Teilnahme einen Sinn hat und man nach dem Ende das Gefühl hat, dass die Arbeit vorangekommen ist.

Meetings sind ein Spiegel der Organisationskultur

Anhand der Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, lässt sich erkennen, was in einer Organisation wichtig ist.

Wenn in Meetings immer nur die lautesten Personen sprechen, ist es wahrscheinlich, dass in dieser Organisation die Redekraft mit Macht verbunden ist. Wenn in Meetings immer wieder für diejenigen erklärt wird, die die Unterlagen nicht gelesen haben, wird mangelnde Vorbereitung toleriert. Wenn Meetings ohne Ergebnis fortgesetzt werden, ist möglicherweise die Verantwortlichkeit unklar. Wenn zu viele Personen zu Meetings eingeladen werden, wird möglicherweise nicht zwischen Informationsaustausch und Entscheidungsfindung unterschieden.

Gute Meetings hingegen haben gemeinsame Merkmale. Die Ziele sind klar, nur die notwendigen Personen nehmen teil, Informationen werden im Voraus geteilt, die Sprechgelegenheiten sind nicht einseitig verteilt, und nach dem Meeting ist klar, welche nächsten Schritte zu unternehmen sind. Es kommt nicht zu dem Punkt, an dem man sich fragt: "Und was machen wir jetzt eigentlich?"

Meetings sind ein kleines Abbild der Organisation. Daher bedeutet die Veränderung von Meetings nicht nur eine Verbesserung der Arbeitseffizienz. Es bedeutet auch, die Entscheidungsfindung, Inklusivität und Vertrauensbeziehungen in der Organisation zu verändern.

Zuerst sollte man fragen: "Warum kommen wir zusammen?"

Der erste Schritt zur Verbesserung von Meetings ist einfach.

"Warum kommen wir zusammen?"

Diese Frage sollte nicht unklar bleiben, wenn man ein Meeting beginnt. Geht es um Informationsaustausch, Entscheidungsfindung, das Sammeln von Meinungen oder den Aufbau von Beziehungen? Je nach Ziel ändert sich das optimale Format.

Für den Informationsaustausch können Dokumente, Aufzeichnungen oder Chats ausreichen. Für die Entscheidungsfindung müssen die Entscheidungsträger, Optionen und Entscheidungskriterien im Voraus klar sein. Um Meinungen zu sammeln, können anonyme Umfragen oder Vorabkommentare hilfreich sein, damit sich manche Menschen leichter äußern können. Beim Beziehungsaufbau ist es wichtig, nicht nur Effizienz zu verfolgen, sondern auch Zeit für Smalltalk und gegenseitiges Verständnis zu lassen.

Auch das Format - online, persönlich, hybrid oder nur audio - sollte je nach Ziel gewählt werden. Nicht alles muss ein Videomeeting sein. Es gibt Diskussionen, bei denen das Teilen des Bildschirms notwendig ist, und es gibt Aufgabenüberprüfungen, bei denen man sich ohne Blickkontakt besser konzentrieren kann. In emotionalen Gesprächen oder bei der Wiederherstellung von Vertrauen kann ein persönliches Treffen besser geeignet sein.

Meetings sollten nicht aus Gewohnheit, sondern ausgehend vom Ziel gestaltet werden. Allein dadurch kann viel Meeting-Müdigkeit reduziert werden.

Konkrete Maßnahmen zur Gestaltung guter Meetings

Um Meetings zu verändern, braucht es nicht nur eine Einstellung, sondern ein Design.

Zuerst sollten die Agenda und Materialien im Voraus geteilt werden. In Meetings, in denen die Teilnehmer nicht vorbereitet sind, können nur wenige Personen sprechen. Wenn man unvorbereitet zusammenkommt, wird das Meeting zu einer reinen Informationslesung.

Als nächstes sollten die Sprechregeln festgelegt werden. Funktionen wie Handheben, Chat, anonyme Kommentare oder das Round-Robin-Verfahren, bei dem nacheinander Meinungen eingeholt werden, können helfen, Situationen zu vermeiden, in denen nur die lautesten Personen das Gespräch dominieren. Besonders in Online-Meetings, in denen natürlicher Augenkontakt und das Gefühl für das Sprechen schwer zu vermitteln sind, spielt der Moderator eine wichtige Rolle.

Darüber hinaus ist es wichtig, nicht immer die Kamera einzuschalten. Es gibt Situationen, in denen es hilfreich ist, das Gesicht zu sehen, aber das ständige Einschalten der Kamera kann die Müdigkeit erhöhen. Die Nutzung der Kamera sollte je nach Ziel flexibel gehandhabt werden.

Schließlich sollte festgelegt werden, wie das Meeting endet. Wer macht was bis wann? Was sind die Entscheidungen? Was bleibt unentschieden? Wenn dies unklar bleibt, wird nach dem Meeting ein weiteres Bestätigungsmeeting erforderlich.

Schlechte Meetings führen zu weiteren Meetings. Gute Meetings führen zu weiteren Handlungen.

Von "Meetings reduzieren" zu "Meetings gestalten"

Wenn Meeting-Müdigkeit zum Problem wird, denken viele Unternehmen daran, "Meetings zu reduzieren". Natürlich ist es wichtig, unnötige Meetings zu reduzieren. Aber das allein reicht nicht aus.

Denn auch wenige Meetings ermüden, wenn sie von schlechter Qualität sind. Umgekehrt gibt es bei Meetings, deren Notwendigkeit klar ist, bei denen die Teilnehmer respektiert werden und die Entscheidungsfindung voranschreitet, ein Gefühl der Zufriedenheit, auch wenn sie etwas länger dauern.

Was in der modernen Arbeitsweise benötigt wird, ist nicht nur die Reduzierung der Anzahl der Meetings. Es geht darum, Meetings als Orte neu zu gestalten, an denen die Intelligenz der Organisation hervorgebracht wird.

Meetings können sowohl die Zeit der Mitarbeiter rauben als auch Verbindungen schaffen. Sie können sowohl die Ursache für Burnout als auch die Quelle des Engagements sein. Welche Richtung sie einschlagen, hängt von der Einstellung und Gestaltung derjenigen ab, die die Meetings abhalten.

Bevor man die nächste Einladung zu einem Meeting verschickt, sollte man innehalten und nachdenken.

Ist es wirklich notwendig, sich zu versammeln?
Wer sollte teilnehmen?
Was soll entschieden, was geteilt und was hinterlassen werden?
Und respektiert dieses Meeting die Zeit und Energie der Teilnehmer?

Meetings sind nicht nur etwas, das man erträgt. Sie sind etwas, das gestaltet werden muss.
In Organisationen, die diese Denkweise übernehmen, wird die Erschöpfung der Mitarbeiter allmählich abnehmen.

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