¿Es realmente necesaria esa reunión? Una receta para la "fatiga de reuniones" en la era que desgasta a los empleados

Por la mañana, abres la computadora. El calendario está lleno de reuniones programadas cada 30 minutos. Por la mañana hay reuniones regulares, antes del almuerzo una revisión de progreso, por la tarde una coordinación con otro departamento, y por la tarde una reunión "por si acaso". Entre reuniones, respondes correos electrónicos, reaccionas a los chats, y cuando finalmente intentas comenzar tu propio trabajo, tu concentración ya está agotada.

Para muchas personas trabajadoras, esto no es un día especial. Más bien, es un día bastante familiar.

Un artículo sobre la investigación de reuniones presentado por el periódico británico The Independent destaca las contradicciones en los lugares de trabajo modernos. Las reuniones, en teoría, son herramientas para avanzar en el trabajo. Existen para compartir información, tomar decisiones, intercambiar opiniones y construir relaciones. Sin embargo, en la práctica, las reuniones a menudo obstaculizan el trabajo en lugar de avanzar.

El problema no es solo la "cantidad de reuniones". El núcleo del problema, según el artículo, radica en cómo se diseñan las reuniones, si su propósito es claro y si los participantes pueden expresarse equitativamente. En otras palabras, la verdadera naturaleza de la fatiga de reuniones no es simplemente una pérdida de tiempo. Es un reflejo de la cultura organizacional, las relaciones de poder y los defectos en el diseño del trabajo que se manifiestan en forma de reuniones.

Las reuniones no son "malas", pero las malas reuniones pueden destruir a las personas

La insatisfacción con las reuniones es compartida en lugares de trabajo de todo el mundo. En las redes sociales y foros, abundan los comentarios como "¿No se podría haber resuelto esto con un correo electrónico?", "No puedo trabajar por las reuniones" y "Solo encender la cámara ya me cansa".

Sin embargo, negar completamente las reuniones sería precipitado. Las buenas reuniones pueden aumentar el compromiso de los trabajadores. En entornos remotos, donde es fácil sentirse aislado, hablar cara a cara puede ayudar a reafirmar el propio rol y sentir conexión con el equipo. También pueden surgir nuevas ideas y se pueden compartir preocupaciones o matices que son difíciles de transmitir solo con palabras.

El problema es aplicar el mismo formato de reunión para todos los propósitos.

Si el propósito es compartir información, los documentos previos o asincrónicos pueden ser suficientes. Si se trata de tomar decisiones, es necesario aclarar los materiales necesarios y quiénes son los decisores. Si es un espacio para expresar emociones y opiniones, es esencial crear un ambiente donde sea fácil hablar. Si el objetivo es construir relaciones, no se debe perseguir solo la eficiencia, sino también dejar espacio para el entendimiento mutuo.

A pesar de esto, en muchos lugares de trabajo proliferan las reuniones "por si acaso". Las invitaciones se envían con propósitos vagos y los participantes no saben qué se espera de ellos. Los materiales se comparten justo antes o durante la reunión. Solo algunas personas hablan, mientras que otras simplemente miran la pantalla. La reunión termina sin conclusiones y luego se programa otra "reunión de seguimiento".

Este ciclo vicioso es lo que se conoce como "infierno de reuniones".

La nueva fatiga generada por las reuniones remotas

Desde la pandemia, las reuniones en línea se han convertido en una norma en los lugares de trabajo. La eliminación del tiempo de desplazamiento y la facilidad para conectarse con miembros remotos son grandes ventajas. Sin embargo, al mismo tiempo, las reuniones en línea han generado una nueva fatiga.

En primer lugar, la carga cognitiva es alta. En la pantalla, es difícil leer las expresiones faciales, los gestos y el ambiente de la otra persona. Un breve silencio puede ser difícil de interpretar: ¿es un retraso en la comunicación, desacuerdo o reflexión? Mientras miras una pantalla con múltiples caras, también debes prestar atención a cómo te ves. Esto requiere un tipo de concentración diferente al de las reuniones presenciales.

En segundo lugar, la sensación de estar siempre conectado se intensifica. Las reuniones en línea son fáciles de configurar, por lo que se insertan en cualquier espacio libre del calendario. No es necesario reservar una sala de reuniones ni desplazarse. Por eso, incluso los temas que antes se consideraban "no lo suficientemente importantes como para reunirse" se convierten fácilmente en reuniones.

En tercer lugar, la frontera entre el trabajo y la vida personal se vuelve borrosa. Al participar en reuniones desde casa, hay presencia de familia, tareas domésticas y sonidos de la vida cotidiana en el fondo. Mientras mantienes una cara profesional en la pantalla, también existes simultáneamente como persona en el espacio real. Esta dualidad genera un estrés invisible.

Un estudio de la Universidad de Stanford sugiere que la fatiga por videoconferencias puede ser especialmente fuerte en las mujeres. La autoobservación continua al ver su propia imagen y la sensación de estar físicamente confinada dentro del marco de la cámara son factores que aumentan la fatiga. Aunque las reuniones en línea parecen ser un espacio plano, en realidad no todos participan de la misma manera.

El punto ciego de las reuniones en línea: "Las mujeres tienen más dificultades para hablar"

El artículo de The Independent también aborda la diferencia de género en las reuniones en línea como un tema importante. Según una encuesta, las mujeres tienden a sentir que es más difícil hablar en reuniones en línea que en reuniones presenciales.

Se pueden considerar varias razones. En línea, es difícil encontrar el momento adecuado para hablar, y si te retrasas un poco, otra persona puede comenzar a hablar. Durante el uso compartido de pantalla, las caras de los participantes se vuelven pequeñas, lo que dificulta ver quién está interesado en hablar. Las señales no verbales se debilitan, lo que facilita las interrupciones y la desigualdad en las oportunidades de hablar.

Además, en el trabajo desde casa, las responsabilidades familiares pueden superponerse. Mientras participas en una reunión, también te preocupas por la presencia de la familia y la organización de las tareas domésticas. La carga que estaba separada en el lugar de trabajo ahora ocurre simultáneamente fuera de la pantalla.

Este no es solo un problema de "facilidad para hablar". No poder hablar en una reunión significa que es difícil participar en la toma de decisiones. Se pierden oportunidades para que las ideas sean evaluadas y se reducen los espacios para demostrar presencia. Como resultado, esto puede afectar la formación de la carrera y la evaluación.

El diseño de las reuniones está directamente relacionado con la equidad de la organización.

La empatía en redes sociales: "¿Realmente es necesario hacer una reunión?"

 

Las reacciones en redes sociales muestran que la insatisfacción con la fatiga de reuniones se divide en tres direcciones principales.

La primera es la reacción de "No conviertan en reuniones lo que se puede resolver con un correo electrónico o chat". En la comunidad tecnológica de Reddit, en temas relacionados con la fatiga de reuniones en línea, abundan los comentarios que sugieren que "al final, esto podría haberse resuelto con un solo correo electrónico". El problema de las reuniones no es solo el tiempo. Muchas personas sienten estrés porque las reuniones interrumpen la concentración y fragmentan el flujo de trabajo.

La segunda es la fatiga de la "cultura de la cámara encendida". Un comentario sugiere que en reuniones con muchas personas, solo los oradores o miembros principales deberían tener la cámara encendida. Por otro lado, en equipos pequeños, algunas personas sienten que apagar la cámara debilita la conexión. Aquí radica la dificultad de equilibrar eficiencia y relaciones.

La tercera es la perspectiva de "los gerentes también sufren por las reuniones". En Reddit, en temas de asesoramiento profesional, se cuestiona si realmente beneficia a la empresa que los gerentes pasen todo el día en reuniones. En respuesta, algunos gerentes comentan que "no es lo que deseamos" y que "actuamos como escudos para que el equipo no se vea envuelto en reuniones innecesarias". Es decir, las reuniones no solo consumen tiempo y juicio en el campo, sino también en la gerencia.

En LinkedIn, también se ve la perspectiva de que las reuniones no son solo ladrones de tiempo, sino lugares donde se genera el conocimiento organizacional. Los antecedentes de las decisiones, las opiniones contrarias y el contexto que no se documenta fácilmente se comparten a menudo en las reuniones. Por eso, lo que se necesita no es "cero reuniones", sino una forma de preservar y reutilizar el conocimiento generado en las reuniones.

Al resumir las reacciones en redes sociales, lo que muchas personas buscan no es la abolición de las reuniones, sino reuniones satisfactorias. Reuniones donde el propósito sea claro, tenga sentido participar y después de las cuales se sienta que el trabajo ha avanzado.

Las reuniones reflejan la cultura organizacional

La forma en que se llevan a cabo las reuniones revela lo que valora una organización.

Si en cada reunión solo hablan las personas más ruidosas, es probable que en esa organización el poder esté vinculado a la capacidad de hablar. Si en cada reunión se repite la explicación para quienes no han leído los materiales, se tolera la falta de preparación. Si las reuniones sin conclusiones continúan, puede ser que la responsabilidad esté poco clara. Si hay demasiados invitados a las reuniones, puede ser que no se distinga entre compartir información y tomar decisiones.

Por el contrario, las buenas reuniones tienen puntos en común. El propósito es claro, solo participan las personas necesarias, la información se comparte de antemano, no hay sesgo en las oportunidades de hablar, y después de la reunión se sabe cuál es el siguiente paso. No se termina la reunión con la pregunta "Entonces, ¿qué hacemos?".

Las reuniones son un microcosmos de la organización. Por lo tanto, cambiar las reuniones no es solo una mejora de la eficiencia operativa. También es cambiar la toma de decisiones, la inclusión y la confianza en la organización.

Lo primero que debemos preguntar es "¿Por qué nos reunimos?"

El primer paso para mejorar las reuniones es simple.

"¿Por qué nos reunimos?"

No se debe comenzar una reunión sin haber aclarado esta pregunta. ¿Es para compartir información, tomar decisiones, recopilar opiniones o construir relaciones? Si el propósito es diferente, el formato óptimo también cambia.

Si es para compartir información, puede ser suficiente con documentos, grabaciones o chats. Si es para tomar decisiones, es necesario aclarar de antemano quién decide, las opciones y los criterios de juicio. Si es para recopilar opiniones, algunas personas pueden encontrar más fácil expresarse mediante encuestas anónimas o comentarios previos. Si es para construir relaciones, el tiempo para charlas informales y el entendimiento mutuo tiene sentido, más allá de solo buscar eficiencia.

Además, el formato, ya sea en línea, presencial, híbrido o solo de audio, debe elegirse según el propósito. No todo debe ser una videoconferencia. Algunas discusiones requieren compartir pantalla, mientras que para otras, no ver caras puede facilitar la concentración. En situaciones que requieren diálogo emocional o recuperación de confianza, el formato presencial puede ser más adecuado.

Elegir el formato de la reunión no por costumbre, sino retrocediendo desde el propósito. Solo con esto, se puede reducir mucho la fatiga de reuniones.

Estrategias concretas para crear buenas reuniones

Para cambiar las reuniones, se necesita diseño, no solo teoría.

Primero, comparte la agenda y los materiales de antemano. En reuniones donde los participantes no pueden prepararse, solo algunas personas pueden hablar. Si se reúnen sin preparación, la reunión se convierte en una lectura de información.

Luego, establece reglas para hablar. Usar funciones de levantar la mano, chat, comentarios anónimos o el método de ronda robin para escuchar opiniones en orden puede evitar que solo las personas más ruidosas dominen la reunión. Especialmente en reuniones en línea, donde el contacto visual natural y las señales de intención de hablar son difíciles de transmitir, el papel del moderador es crucial.

Además, es importante no forzar siempre el uso de la cámara. Aunque ver caras puede ser útil en algunas situaciones, mantenerla siempre encendida puede aumentar la fatiga en algunas personas. La forma de usar la cámara debe ser flexible según el propósito.

Finalmente, decide cómo terminar la reunión. ¿Quién hará qué y para cuándo? ¿Cuáles son las decisiones tomadas? ¿Qué asuntos quedan pendientes? Si esto no está claro, será necesario otra reunión de seguimiento.

Las malas reuniones generan más reuniones. Las buenas reuniones generan acción.

De "reducir reuniones" a "diseñar reuniones"

Cuando la fatiga de reuniones se convierte en un problema, muchas empresas piensan en "reducir las reuniones". Por supuesto, reducir las reuniones innecesarias es importante. Sin embargo, eso no es suficiente.

Porque incluso con pocas reuniones, si son de baja calidad, la gente se cansa. Por el contrario, si las reuniones tienen una necesidad clara, los participantes son respetados y las decisiones avanzan, incluso si toman tiempo, hay una sensación de satisfacción.

Lo que se necesita en la forma de trabajar moderna no es solo reducir la cantidad de reuniones. Es rediseñar las reuniones como un espacio para extraer la inteligencia organizacional.

Las reuniones pueden robar el tiempo de los trabajadores o generar conexiones. Pueden ser la causa del agotamiento o la fuente de la participación. Hacia dónde se inclinan depende de la conciencia y el diseño de quienes las convocan.

Antes de enviar la próxima invitación a una reunión, es importante detenerse y reflexionar.

¿Realmente es necesario reunirse?
¿Quién debería participar?
¿Qué se decidirá, qué se compartirá y qué se dejará?
¿Esta reunión respeta el tiempo y la energía de los participantes?

Las reuniones no son algo que simplemente se soporta. Son algo que se diseña.
Al cambiar a esta mentalidad, la fatiga de los trabajadores disminuirá gradualmente.

URL de referencia

The Independent: Consulte los puntos principales sobre el impacto de las reuniones en el bienestar de los empleados, el diseño del propósito de las reuniones y la disparidad en las oportunidades de hablar en reuniones en línea.
https://www.independent.co.uk/life-style/work-meetings-zoom-staff-burnout-b2978129.html

HEC Liège: Introducción a la investigación y podcast de reuniones por Willem Standaert y otros. Consulte la información de fondo sobre el impacto de las reuniones en la productividad, el bienestar y la inclusión, así como el "paradoja de la carga de reuniones".
https://www.hec.uliege.be/cms/c