Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? Une prescription pour l'ère de la "fatigue des réunions" qui épuise le moral des employés

Le matin, j'ouvre mon ordinateur. Le calendrier est rempli de réunions par tranches de 30 minutes. La matinée commence par une réunion régulière, suivie d'une vérification de l'avancement juste avant le déjeuner, d'une coordination avec un autre département l'après-midi, et d'une réunion "juste au cas où" en fin de journée. Entre les réunions, je réponds aux e-mails, réagis aux discussions, et lorsque je suis enfin prêt à me concentrer sur mon propre travail, ma concentration est déjà épuisée.

Pour de nombreux travailleurs, ce n'est pas une journée exceptionnelle. Au contraire, c'est un quotidien bien connu.

Un article du journal britannique The Independent sur la recherche sur les réunions met en lumière les contradictions des lieux de travail modernes. Les réunions sont censées être des outils pour faire avancer le travail. Elles existent pour partager des informations, prendre des décisions, échanger des opinions et construire des relations. Cependant, en réalité, les réunions ont de plus en plus tendance à entraver le travail plutôt qu'à le faire avancer.

Le problème ne réside pas seulement dans le "nombre de réunions". Le cœur de l'article souligne comment les réunions sont conçues, si leurs objectifs sont clairs et si les participants ont la possibilité de s'exprimer équitablement. En d'autres termes, la véritable nature de la fatigue des réunions n'est pas simplement une perte de temps. Les dysfonctionnements de la culture organisationnelle, des relations de pouvoir et de la conception du travail se manifestent sous la forme de réunions.

Les réunions ne sont pas "mauvaises", mais de mauvaises réunions peuvent briser les gens

Le mécontentement face aux réunions est partagé dans les lieux de travail du monde entier. Sur les réseaux sociaux et les forums, on entend souvent des commentaires tels que "Cela aurait pu être réglé par un e-mail", "Je ne peux pas travailler à cause des réunions", ou "Allumer la caméra est déjà épuisant".

Cependant, il est prématuré de rejeter complètement les réunions. De bonnes réunions peuvent renforcer l'engagement des travailleurs. Dans un environnement de travail à distance souvent isolé, le fait de se voir et de parler permet de réaffirmer son rôle et de sentir un lien avec l'équipe. De nouvelles idées peuvent émerger, et des préoccupations ou des nuances difficiles à transmettre par écrit peuvent être partagées.

Le problème est d'appliquer le même format de réunion à tous les objectifs.

Si l'objectif est de partager des informations, des documents préparatoires ou des documents asynchrones peuvent suffire. Si l'objectif est de prendre des décisions, il est nécessaire de clarifier les éléments de décision et les décideurs. Si c'est un lieu d'échange d'émotions et d'opinions, il est essentiel de créer une atmosphère propice à l'expression. Si l'objectif est de construire des relations, il ne faut pas seulement poursuivre l'efficacité, mais aussi laisser de la place à la compréhension mutuelle.

Néanmoins, dans de nombreux lieux de travail, les "réunions par défaut" prolifèrent. Les invitations sont envoyées sans but clair, et les participants ne savent pas ce qu'on attend d'eux. Les documents sont partagés à la dernière minute ou pour la première fois pendant la réunion. Seules quelques personnes prennent la parole, tandis que les autres regardent l'écran en silence. La réunion se termine sans conclusion, et une autre réunion "pour vérification" est programmée par la suite.

Ce cercle vicieux est ce qu'on appelle "l'enfer des réunions".

La nouvelle fatigue des réunions à distance

Depuis la pandémie, les réunions en ligne sont devenues la norme dans les lieux de travail. La suppression des temps de déplacement et la possibilité de se connecter facilement avec des membres éloignés sont des avantages majeurs. Cependant, les réunions en ligne ont également engendré une nouvelle forme de fatigue.

Premièrement, la charge cognitive est élevée. Sur un écran, il est difficile de lire les expressions faciales, les gestes et l'atmosphère des autres. Un bref silence peut être difficile à interpréter : est-ce un retard de communication, un désaccord ou une réflexion ? En regardant un écran avec plusieurs visages alignés, il faut aussi prêter attention à sa propre apparence. Cela exige un type de concentration différent de celui des interactions en face à face.

Deuxièmement, le sentiment de connexion constante s'intensifie. Les réunions en ligne étant faciles à organiser, elles s'insèrent les unes après les autres dans les créneaux du calendrier. Il n'est pas nécessaire de réserver une salle de réunion ni de se déplacer. Par conséquent, même des sujets qui n'auraient pas justifié de "se réunir exprès" auparavant sont facilement transformés en réunions.

Troisièmement, la frontière entre le travail et la vie privée devient floue. Lorsqu'on participe à des réunions depuis chez soi, il y a la présence de la famille, des tâches ménagères et des bruits de la vie quotidienne en arrière-plan. Tout en gardant un visage professionnel à l'écran, on existe simultanément en tant que personne vivant dans un espace réel. Cette dualité génère un stress invisible.

Une étude de l'Université de Stanford a montré que la fatigue des vidéoconférences pourrait être particulièrement forte chez les femmes. L'auto-observation due à la vision constante de soi-même et le sentiment de contrainte physique pour rester dans le cadre de la caméra sont cités comme des facteurs aggravant la fatigue. Bien que les réunions en ligne semblent être des espaces plats, en réalité, tout le monde ne peut pas y participer de la même manière.

Le point aveugle des réunions en ligne : "Les femmes ont du mal à parler"

L'article de The Independent aborde également la différence de genre dans les réunions en ligne comme un point de discussion important. Selon l'enquête, les femmes ont tendance à se sentir moins à l'aise pour s'exprimer lors des réunions en ligne que lors des réunions en face à face.

Plusieurs raisons peuvent expliquer cela. En ligne, il est difficile de prendre le bon moment pour parler, et si l'on tarde un peu, quelqu'un d'autre peut commencer à parler. Lors du partage d'écran, les visages des participants deviennent petits, rendant difficile de voir qui semble vouloir parler. Les signaux non verbaux s'affaiblissent, ce qui rend les interruptions et les déséquilibres dans les opportunités de prise de parole plus probables.

De plus, le télétravail peut s'accompagner d'une charge accrue des rôles domestiques. Pendant qu'elles participent à des réunions, les femmes peuvent être préoccupées par la présence de la famille ou l'organisation des tâches ménagères. Les charges qui étaient séparées au bureau se déroulent simultanément en dehors de l'écran.

Ce n'est pas seulement une question de "facilité de prise de parole". Ne pas pouvoir s'exprimer lors d'une réunion signifie qu'il est difficile de participer à la prise de décision. Les occasions de voir ses idées évaluées sont perdues, et les occasions de montrer sa présence diminuent. En conséquence, cela peut avoir un impact sur le développement de carrière et l'évaluation.

La conception des réunions est directement liée à l'équité au sein de l'organisation.

La résonance de "Est-ce vraiment nécessaire de faire une réunion ?" sur les réseaux sociaux

 

En regardant les réactions sur les réseaux sociaux, le mécontentement face à la fatigue des réunions se divise en trois grandes directions.

La première est la réaction "Ne faites pas de réunion pour des choses qui peuvent être réglées par e-mail ou chat". Dans la communauté technologique de Reddit, de nombreux commentaires sur la fatigue des réunions en ligne expriment l'idée que "cela pourrait être réglé par un simple e-mail". Le problème des réunions n'est pas seulement le temps. Beaucoup de gens ressentent du stress à cause des interruptions de concentration et des ruptures dans le flux de travail causées par les réunions.

La deuxième est la fatigue liée à la "culture de la caméra allumée". Un commentaire suggère que dans les grandes réunions, seuls les intervenants ou les membres principaux devraient allumer leur caméra. D'un autre côté, dans les petites équipes, certaines personnes ressentent un affaiblissement du lien si la caméra est éteinte. Il y a ici une difficulté à équilibrer efficacité et relations.

La troisième est la perspective selon laquelle "les managers souffrent aussi des réunions". Sur Reddit, dans la section de conseils de carrière, une question est posée sur l'utilité pour l'entreprise des managers qui passent toute la journée en réunion. Les réactions des managers eux-mêmes incluent des commentaires tels que "Nous ne le souhaitons pas non plus" et "Nous servons de bouclier pour que l'équipe ne soit pas entraînée dans des réunions inutiles". Cela signifie que les réunions épuisent non seulement le personnel sur le terrain, mais aussi le temps et le jugement des managers.

Sur LinkedIn, il y a aussi l'idée que les réunions ne sont pas seulement des voleurs de temps, mais aussi des lieux où naît la connaissance organisationnelle. Le contexte des décisions, les opinions divergentes et les nuances qui ne sont pas facilement consignées dans les documents sont souvent partagés lors des réunions. C'est pourquoi il ne s'agit pas de "zéro réunion", mais de savoir comment conserver et réutiliser les connaissances générées lors des réunions.

En résumé, ce que beaucoup de gens recherchent, ce n'est pas l'abolition des réunions, mais des réunions satisfaisantes. Des réunions où l'objectif est clair, où la participation a du sens, et où l'on sent que le travail a progressé après la réunion.

Les réunions sont le reflet de la culture organisationnelle

La manière dont les réunions sont menées révèle ce qui est valorisé dans une organisation.

Si seules les personnes qui parlent fort s'expriment à chaque réunion, il est probable que dans cette organisation, le pouvoir d'expression est lié au pouvoir. Si les réunions consistent à répéter des explications pour ceux qui n'ont pas lu les documents, cela signifie que le manque de préparation est toléré. Si les réunions se poursuivent sans aboutir à des conclusions, cela peut indiquer que la responsabilité est floue. Si les réunions ont un nombre excessif d'invités, cela peut signifier que la distinction entre partage d'informations et prise de décision n'est pas claire.

En revanche, les bonnes réunions ont des points communs. L'objectif est clair, seules les personnes nécessaires participent, l'information est partagée à l'avance, les opportunités de prise de parole ne sont pas biaisées, et à la fin, les prochaines actions sont claires. On ne se demande pas "Et donc, qu'est-ce qu'on fait maintenant ?" à la fin de la réunion.

Les réunions sont une petite représentation de l'organisation. Changer la manière dont les réunions sont menées n'est donc pas seulement une question d'efficacité opérationnelle. Cela change aussi la prise de décision, l'inclusivité et la confiance au sein de l'organisation.

La première question à poser est "Pourquoi se réunir ?"

La première étape pour améliorer les réunions est simple.

"Pourquoi nous réunissons-nous ?"

Il ne faut pas commencer une réunion sans clarifier cette question. Est-ce pour partager des informations, prendre des décisions, recueillir des opinions ou construire des relations ? Si l'objectif est différent, le format optimal change aussi.

Pour le partage d'informations, des documents, des enregistrements ou des discussions peuvent suffire. Pour la prise de décision, il est nécessaire de clarifier à l'avance qui décide, quelles sont les options et quels sont les critères de jugement. Pour recueillir des opinions, certaines personnes peuvent préférer utiliser des enquêtes anonymes ou des commentaires préalables. Pour construire des relations, il est important de ne pas seulement poursuivre l'efficacité, mais aussi de laisser du temps pour des discussions informelles et la compréhension mutuelle.

De plus, le format - en ligne, en face à face, hybride, ou uniquement audio - doit être choisi en fonction de l'objectif. Tout ne doit pas être une vidéoconférence. Certaines discussions nécessitent le partage d'écran, tandis que d'autres vérifications de tâches peuvent être mieux réalisées sans voir les visages. Pour des dialogues émotionnels ou la restauration de la confiance, le face à face peut être plus approprié.

Choisir le format de la réunion en fonction de l'habitude, mais en partant de l'objectif. Cela seul peut réduire beaucoup de fatigue des réunions.

Stratégies concrètes pour créer de bonnes réunions

Pour changer les réunions, il faut une conception, pas seulement une philosophie.

Tout d'abord, partagez l'ordre du jour et les documents à l'avance. Dans une réunion où les participants ne peuvent pas se préparer, seules quelques personnes peuvent s'exprimer. Si l'on se réunit sans préparation, la réunion devient une simple lecture d'informations.

Ensuite, établissez des règles pour la prise de parole. Utiliser des fonctions de lever la main, des discussions, des commentaires anonymes, ou un tour de table peut éviter que seules les personnes qui parlent fort ne dominent la réunion. Surtout dans les réunions en ligne, où le contact visuel naturel et les indices de prise de parole sont difficiles à transmettre, le rôle du modérateur est crucial.

De plus, il est important de ne pas toujours forcer l'utilisation de la caméra. Voir les visages peut être utile dans certaines situations, mais pour certaines personnes, garder la caméra allumée en permanence augmente la fatigue. L'utilisation de la caméra doit être flexible en fonction de l'objectif.

Enfin, déterminez comment terminer la réunion. Qui fait quoi, et pour quand ? Quelles sont les décisions prises ? Quelles sont les questions en suspens ? Si cela reste flou, une autre réunion de vérification sera nécessaire après.

De mauvaises réunions engendrent d'autres réunions. De bonnes réunions engendrent des actions.

De "réduire les réunions" à "concevoir les réunions"

Lorsque la fatigue des réunions devient un problème, de nombreuses entreprises pensent à "réduire les réunions". Bien sûr, réduire les réunions inutiles est important. Cependant, cela ne suffit pas.

Car même avec peu de réunions, si leur qualité est médiocre, les gens seront fatigués. À l'inverse, si une réunion est clairement nécessaire, que les participants sont respectés et que la prise de décision progresse, même si elle prend du temps, elle est satisfaisante.

Ce dont le mode de travail moderne a besoin, ce n'est pas seulement de réduire le nombre de réunions. C'est de redessiner les réunions comme des lieux pour faire émerger l'intelligence organisationnelle.

Les réunions peuvent soit voler le temps des travailleurs, soit créer des liens. Elles peuvent être une cause d'épuisement ou une source de participation. La direction que cela prend dépend de la conscience et de la conception de ceux qui organisent les réunions.

Avant d'envoyer la prochaine invitation à une réunion, il est important de s'arrêter et de réfléchir.

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