¿Un gran avance en la economía alemana con la reducción de la burocracia? ¿Qué cuestiona a Japón la estimación de la reforma administrativa de "250 millones de horas"?

Ingresar repetidamente el mismo nombre de empresa o dirección. Se solicita nuevamente un certificado ya presentado desde otra ventanilla. Más tiempo se dedica a reunir documentos adjuntos que al contenido de la solicitud.

Aunque cada uno de estos trámites es pequeño, si se acumulan en toda la sociedad, se convierten en una cantidad de tiempo enorme. ¿Qué impacto económico tendría recuperar ese tiempo? Un estudio reportado en Alemania ofrece material para considerar la reforma de los procedimientos administrativos desde la perspectiva del "uso del tiempo de trabajo".

Sin embargo, la eficiencia no resulta inmediatamente beneficiosa para todos. El estudio también incluye la posibilidad de pérdida de empleo a corto plazo. Lo que Japón debería considerar no es solo las cifras del gran impacto económico, sino también el camino para lograr ese efecto.

¿Qué sucede si se reduce un 25% la carga de los trámites?

Según un artículo de dts Nachrichtenagentur distribuido por BUSINESS-PANORAMA el 29 de septiembre de 2026, el estudio indicó que si se redujeran en una cuarta parte las cargas burocráticas y administrativas en Alemania, se liberarían 250 millones de horas de trabajo y el tamaño de la actividad económica real podría aumentar en 42 mil millones de euros en cinco años.

Los investigadores son Klaus Michelsen y Simon Junker, pertenecientes a la asociación de la industria farmacéutica de investigación y Ferdinand Fichtner de la Universidad Técnica de Economía de Berlín. El periódico económico alemán Handelsblatt cubrió el estudio.

La reducción de cargas mencionada aquí no significa una reducción uniforme del 25% en el número de funcionarios públicos. Es una idea de reducir el esfuerzo que las empresas dedican a los trámites y redirigir a las personas que trabajan allí a trabajos más productivos.

Además, los 42 mil millones de euros no son una reducción del gasto gubernamental ni un aumento en las ganancias de las empresas. Lo que informa el artículo es el efecto en toda la economía, y no es un resultado ya logrado, sino una estimación basada en ciertas condiciones.

Con la breve descripción del artículo original, no se puede confirmar el período de acumulación de las 250 millones de horas ni los detalles del modelo. No se puede interpretar como "esto se ahorra cada año" o "se aplica en la misma proporción a Japón".

La eficiencia también conlleva el riesgo de pérdida de empleo

El proceso de transición que muestra el estudio no es una simple historia de éxito.

Si se reducen los trámites, también se reduce la cantidad de trabajo necesario dentro de las empresas. Si no surgen inmediatamente nuevos trabajos o demandas, puede haber un excedente de personal. Según el informe, se teme que hasta 23,000 personas puedan perder sus empleos en los primeros dos años.

Por otro lado, a largo plazo, se espera que la disminución de precios y el aumento del ingreso real estimulen el consumo y la inversión. Se prevé un aumento especialmente grande en el consumo personal, con una expansión de 18 mil millones de euros. Michelsen menciona la posibilidad de que comience una fase de bonanza moderada después de finales de 2030.

Lo importante aquí es que hay una distancia entre "el trabajo desaparece" y "se puede demostrar la capacidad en otro trabajo".

No es seguro que una persona que se encargaba de verificar documentos pueda pasar al día siguiente a ventas, desarrollo o cuidado. Las habilidades necesarias, la ubicación del trabajo y las condiciones son diferentes. Solo al diseñar conjuntamente un plan para reducir el tiempo y un plan para apoyar la transición de las personas, se puede ampliar el beneficio de la eficiencia.

Lo que Japón debería considerar es el trabajo que se puede reducir antes de contratar

Al llevar esta discusión a los lugares de trabajo en Japón, se convierte en la pregunta de "¿no hay tareas que se puedan reducir antes de aumentar el personal?".

Por ejemplo, supongamos que en una pequeña empresa el gerente está ocupado preparando formularios de solicitud. Si se reduce la verificación y transcripción de documentos necesarios, ese tiempo se puede dedicar a la atención al cliente, la mejora de productos y el desarrollo de empleados. En lugares de trabajo que no pueden tener un departamento dedicado como las grandes empresas, la reducción de unas pocas horas puede cambiar la forma de trabajar.

Sin embargo, esto es una sugerencia basada en el estudio alemán y no una predicción numérica del efecto en Japón.

Para medir los resultados en Japón, no basta con el "número de trámites que se han digitalizado". Es necesario observar el tiempo que los solicitantes dedican a la preparación, el número de veces que ingresan la misma información, el número de devoluciones, el traslado a las ventanillas y los días de espera para los resultados del procesamiento.

Incluso si se crea una pantalla de solicitud, si los documentos adjuntos deben obtenerse en otra ventanilla, imprimirse y escanearse nuevamente para enviarse, el núcleo de la carga permanece.

De "convertir el papel en pantalla" a "basta con presentarlo una vez"

En Japón también se están desarrollando mecanismos para abordar este problema.

El Registro Base que la Agencia Digital está desarrollando es una base de datos de información básica como direcciones y nombres de entidades legales que se refiere en múltiples sistemas. La misma agencia busca conectar esto con la realización de "una sola vez", donde la información presentada una vez no necesita ser presentada nuevamente.

El valor de la reforma radica en que los usuarios no tienen que repetir lo mismo, más que en que el aspecto de los formularios de solicitud sea nuevo.

Por ejemplo, ¿es necesario que los solicitantes ingresen cada vez información que la administración puede referenciar adecuadamente? ¿Es necesario que la persona lleve un certificado para verificar información que posee otra institución? Reorganizar los procedimientos a partir de estas preguntas lleva a una reducción real de la carga.

Por supuesto, no basta con conectar información de cualquier manera. Es necesario clarificar quién ve la información y con qué propósito, y preparar respuestas para corregir errores y prevenir el uso indebido. Mejorar simultáneamente la facilidad de uso y la confiabilidad es la condición para que la reforma se establezca.

Las quejas visibles en las redes sociales son "¿Por qué otra vez el mismo documento?"

No se pudo recopilar suficiente reacción en las redes sociales sobre esta estimación en el rango que se pudo confirmar. Aquí se presenta una publicación existente en Reddit sobre los procedimientos administrativos en Alemania como contexto relacionado. No es una reacción directa al informe actual ni una encuesta representativa de la opinión pública.

En el hilo "La burocracia alemana no es una broma", un usuario que avanza en el trámite de la Tarjeta Azul de la UE se quejaba de que le pidieron nuevamente documentos que ya había presentado varias veces. Es un relato personal del usuario y no se pueden confirmar las circunstancias del lado administrativo, pero muestra concretamente la insatisfacción con la presentación duplicada.

En los comentarios, mientras algunos opinan que el problema es la cantidad de personal, otros argumentan que, antes de reducir el número de personas, se debería reducir el volumen de trabajo, ya que no hay suficiente personal para la carga de trabajo.

Además, se escucharon voces de usuarios que dijeron que los trámites habituales se realizan en línea y que rara vez tienen que ir a las oficinas. La evaluación de la facilidad de uso de la administración varía según los trámites necesarios y la posición de la persona.

Lo que se puede leer de esta discusión es la dificultad de explicar el problema solo con el número de personal. ¿Dónde se atascan las personas que sienten la carga y qué repiten varias veces? El punto de partida de la reforma es investigar esas experiencias concretas.

No basta con "eliminar la burocracia"

El artículo original también menciona otro estudio que aborda la dificultad de la reforma.

El sociólogo Stefan Kühl examinó la crítica a la burocracia desde la década de 1950 en seis oleadas en un estudio para el Instituto Roman Herzog. Se dice que hubo ejemplos en los que, a pesar de que se dedicó un gran esfuerzo a la reforma, no se avanzó lo suficiente. El mismo propone abstenerse de criticar la burocracia de manera uniforme como el villano.

Este punto de vista también es útil en Japón.

Los registros y revisiones tienen roles como prevenir el fraude, mantener la equidad en el trato y verificar el curso de los incidentes. No todos los procedimientos que parecen engorrosos son innecesarios. Por otro lado, también es necesario revisar las tareas de verificación que han aumentado continuamente debido a circunstancias pasadas y cuyo propósito se ha vuelto ambiguo.

Lo que se debe cuestionar es qué protege esa tarea y si el mismo propósito no se puede lograr con menos carga.

¿Para quién se utilizará el tiempo recuperado?

Si se va a aprovechar la estimación de Alemania en la reforma de Japón, se necesitan tres perspectivas.

Primero, concretar el objetivo de reducción. Encontrar procesos que consumen tiempo tanto para los usuarios como para los encargados, como la entrada duplicada, la reobtención de certificados y las verificaciones meramente formales.

Segundo, asegurarse de que la carga no se transfiera a otra persona. Aunque se reduzcan los trabajos de ventanilla, si los solicitantes asumen operaciones complejas, no se puede decir que se haya logrado una eficiencia en toda la sociedad.

Tercero, preparar el uso del tiempo y los recursos humanos liberados. Es necesario considerar cómo se trabajará después de la reducción, como la reubicación, la capacitación y la mejora de la atención de consultas.

La cifra de 250 millones de horas es grande. Sin embargo, si ese tiempo genera valor o no depende de lo que se pueda hacer después de que desaparezcan los trámites.

Lo que Japón debería aspirar es a un sistema en el que las personas que solicitan puedan volver a su trabajo y vida originales, y los encargados administrativos puedan concentrarse en el apoyo necesario. El éxito de la reforma para reducir documentos se refleja más en el uso del tiempo recuperado que en el número de documentos reducidos.

URL de la fuente

1. BUSINESS-PANORAMA/dts Nachrichtenagentur (29 de septiembre de 2026)
   Descripción sobre el tiempo de trabajo, el impacto económico, la estimación de pérdida de empleo a corto plazo y el estudio de Kühl.
   https://business-panorama.de/news.php?newsid=6713079

2. Agencia Digital "Registro Base"
   Descripción sobre la preparación de la información básica en Japón y la explicación del "una sola vez" para evitar la re-presentación de la misma información.
   https://www.digital.go.jp/policies/base_registry

3. Reddit "La burocracia alemana no es una broma"
   Publicaciones y comentarios de usuarios existentes sobre los procedimientos administrativos en Alemania. Referencias a la insatisfacción por la presentación duplicada, el conflicto de opiniones sobre el personal y las diferentes evaluaciones de los procedimientos en línea. No es una reacción directa al estudio actual.
   https://www.reddit.com/r/germany/comments/1rvby91/german_bureaucracy_is_no_joke/