Bürokratieabbau als Sprungbrett für die deutsche Wirtschaft? Was die Schätzung der Verwaltungsreform von "250 Millionen Stunden" Japan zu sagen hat

Immer wieder denselben Firmennamen oder dieselbe Adresse eingeben. Bereits eingereichte Zertifikate werden von einer anderen Stelle erneut angefordert. Es dauert länger, die erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen, als den Antrag selbst auszufüllen.

Auch wenn jeder einzelne Schritt nur eine kleine Mühe ist, summiert sich dies in der Gesellschaft zu einer enormen Zeitverschwendung. Wie groß ist der wirtschaftliche Effekt, wenn man diese Zeit zurückgewinnt? Eine in Deutschland berichtete Studie bietet Ansätze, um Verwaltungsreformen aus der Perspektive der „Nutzung der Arbeitszeit“ zu betrachten.

Allerdings bedeutet Effizienzsteigerung nicht für jeden sofortigen Nutzen. Die Studie berücksichtigt auch die Möglichkeit kurzfristiger Arbeitsplatzverluste. Was Japan beachten sollte, sind nicht nur die großen Zahlen des wirtschaftlichen Effekts, sondern auch der Weg zur Verwirklichung dieses Effekts.

Was passiert, wenn die Verfahrensbelastung um 25 % reduziert wird?

Laut einem Artikel der dts Nachrichtenagentur, der am 29. September 2026 von BUSINESS-PANORAMA veröffentlicht wurde, zeigt die Studie, dass eine Reduzierung der bürokratischen und administrativen Belastung in Deutschland um ein Viertel 250 Millionen Arbeitsstunden freisetzen und das reale Wirtschaftswachstum innerhalb von fünf Jahren um 42 Milliarden Euro steigern könnte.

Die Forscher sind Klaus Michelsen und Simon Junker, Mitglieder des Verbands der forschenden Pharmaunternehmen, sowie Ferdinand Fichtner von der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin. Das deutsche Wirtschaftsmagazin Handelsblatt hat die Studie aufgegriffen.

Die Reduzierung der Belastung bedeutet hier nicht, die Anzahl der Beamten pauschal um 25 % zu senken. Es geht darum, den Aufwand, den Unternehmen für Verfahren aufwenden, zu verringern und die dort arbeitenden Menschen auf produktivere Tätigkeiten zu lenken.

Die 42 Milliarden Euro sind weder eine Reduzierung der Staatsausgaben noch eine Erhöhung der Unternehmensgewinne. Der Bericht beschreibt die Auswirkungen auf die gesamte Wirtschaft und ist keine bereits erzielte Leistung, sondern eine Schätzung unter bestimmten Bedingungen.

Aus der kurzen Beschreibung des Originalartikels lassen sich weder der Erfassungszeitraum der 250 Millionen Stunden noch die Details des Modells überprüfen. Es kann nicht einfach umgedeutet werden, dass „dies jährlich eingespart wird“ oder „dies auch in Japan im gleichen Verhältnis gilt“.

Mit der Effizienzsteigerung geht auch das Risiko von Arbeitsplatzverlusten einher

Der Übergangsprozess, den die Studie aufzeigt, ist keine einfache Erfolgsgeschichte.

Wenn die Verfahren reduziert werden, verringert sich auch das Arbeitsvolumen innerhalb der Unternehmen. Wenn nicht sofort neue Aufgaben oder Bedürfnisse entstehen, besteht die Möglichkeit, dass Personal überflüssig wird. Laut Berichten könnten in den ersten zwei Jahren bis zu 23.000 Menschen ihren Arbeitsplatz verlieren.

Langfristig wird jedoch erwartet, dass Preisrückgänge und reale Einkommenssteigerungen den Konsum und die Investitionen ankurbeln. Besonders im Bereich des privaten Konsums wird ein Anstieg um 18 Milliarden Euro prognostiziert. Michelsen erwähnt die Möglichkeit, dass ab Ende 2030 eine sanfte Konjunkturphase beginnen könnte.

Wichtig ist hier der Punkt, dass zwischen „Wegfall von Aufgaben“ und „Fähigkeit, in einem anderen Job zu glänzen“ eine Distanz besteht.

Es ist nicht garantiert, dass jemand, der bisher für die Dokumentenprüfung zuständig war, am nächsten Tag in den Vertrieb, die Entwicklung oder die Pflege wechseln kann. Die erforderlichen Fähigkeiten, der Arbeitsort und die Bedingungen unterscheiden sich. Nur wenn der Plan zur Reduzierung der Zeit und der Plan zur Unterstützung des Übergangs der Menschen zusammen entworfen werden, können sich die Vorteile der Effizienzsteigerung ausbreiten.

Was Japan bedenken sollte, ist, welche Arbeiten vor der Einstellung reduziert werden können

Überträgt man diese Diskussion auf japanische Arbeitsplätze, wird die Frage „Gibt es Arbeiten, die reduziert werden können, bevor man Personal aufstockt?“ aufgeworfen.

Zum Beispiel, wenn in einem kleinen Unternehmen der Geschäftsführer mit der Erstellung von Anträgen beschäftigt ist. Wenn die Überprüfung und das Abschreiben der erforderlichen Unterlagen reduziert werden, kann diese Zeit für den Kundenservice, die Produktverbesserung und die Ausbildung der Mitarbeiter genutzt werden. Besonders an Arbeitsplätzen, die keine eigenen Abteilungen wie große Unternehmen haben, kann die Reduzierung um einige Stunden die Arbeitsweise verändern.

Dies ist jedoch eine Überlegung, die aus der deutschen Studie abgeleitet wurde und keine numerische Vorhersage der Auswirkungen in Japan darstellt.

Um die Ergebnisse in Japan zu messen, reicht es nicht aus, nur die Anzahl der digitalisierten Verfahren zu betrachten. Man muss auch die Zeit berücksichtigen, die Antragsteller für die Vorbereitung aufwenden, die Häufigkeit der Eingabe derselben Informationen, die Anzahl der Rücksendungen, die Wege zu den Schaltern und die Wartezeit auf die Bearbeitungsergebnisse.

Auch wenn ein Antragsbildschirm erstellt wird, bleibt die Hauptbelastung bestehen, wenn die beigefügten Dokumente an einem anderen Schalter abgeholt, ausgedruckt und erneut gescannt und gesendet werden müssen.

Von „Papier zu Bildschirm“ zu „Einmal einreichen reicht“

Auch in Japan werden Maßnahmen zur Bewältigung dieses Problems ergriffen.

Das von der Digitalagentur entwickelte Basisregister ist eine Datenbank mit Basisinformationen wie Adressen und Firmennamen, die in mehreren Systemen referenziert werden. Die Agentur strebt an, die „Once-Only“-Lösung zu verwirklichen, bei der einmal eingereichte Informationen nicht erneut eingereicht werden müssen.

Der Wert der Reform liegt nicht darin, dass das Erscheinungsbild des Antragsformulars neu wird, sondern darin, dass die Nutzer nicht immer wieder dasselbe tun müssen.

Zum Beispiel, ob es notwendig ist, dass Antragsteller Informationen eingeben, die von der Verwaltung ordnungsgemäß referenziert werden können. Oder ob es notwendig ist, dass die Person selbst Zertifikate transportiert, um Informationen zu bestätigen, die von einer anderen Institution gehalten werden. Solche Fragen neu zu ordnen, kann tatsächlich zur Entlastung beitragen.

Natürlich ist es nicht ausreichend, Informationen einfach zu verknüpfen. Es muss klar sein, wer zu welchem Zweck die Informationen einsehen kann, und es müssen Maßnahmen zur Korrektur von Fehlern und zum Schutz vor Missbrauch bereitgestellt werden. Die gleichzeitige Erhöhung von Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit ist eine Bedingung für die Etablierung der Reform.

Unzufriedenheit in den sozialen Medien: „Warum schon wieder dasselbe Dokument?“

Die Reaktionen in den sozialen Medien auf die aktuelle Schätzung konnten im überprüften Umfang nicht ausreichend gesammelt werden. Hier wird ein bestehender Reddit-Beitrag zu den deutschen Verwaltungsverfahren als relevanter Hintergrund vorgestellt. Es handelt sich nicht um eine direkte Reaktion auf den aktuellen Bericht oder eine repräsentative Umfrage der öffentlichen Meinung.

Im Thread „German bureaucracy is no joke“ beklagte sich ein Beitragender, der das Verfahren zur EU Blue Card durchläuft, darüber, dass er bereits mehrfach eingereichte Dokumente erneut anfordern musste. Es handelt sich um einen Erfahrungsbericht des Beitragenden, und die Umstände auf Verwaltungsseite sind nicht überprüfbar, aber die Unzufriedenheit über die doppelte Einreichung wird konkret zum Ausdruck gebracht.

In den Kommentaren gibt es Meinungen, die die hohe Anzahl der Mitarbeiter als Problem betrachten, während andere argumentieren, dass angesichts des Arbeitsvolumens nicht genug Personal vorhanden ist und man vor einer Reduzierung der Mitarbeiter die Arbeit reduzieren sollte.

Darüber hinaus gab es Stimmen von Nutzern, die sagten, dass die alltäglichen Verfahren online erledigt werden und sie selten die Ämter aufsuchen müssen. Die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit der Verwaltung variiert je nach den erforderlichen Verfahren und der Position der Person.

Aus dieser Diskussion lässt sich ablesen, wie schwierig es ist, das Problem nur anhand der Anzahl der Mitarbeiter zu erklären. Wo stolpern die Menschen, die die Belastung spüren, und was wiederholen sie immer wieder? Der Ausgangspunkt der Reform liegt darin, diese konkreten Erfahrungen zu untersuchen.

„Nur die Bürokratie abzuschaffen“ reicht nicht aus

Der Originalartikel befasst sich auch mit einer anderen Studie, die die Schwierigkeiten von Reformen behandelt.

Der Soziologe Stefan Kühl hat in einer Studie für das Roman-Herzog-Institut die Kritik an der Bürokratie seit den 1950er Jahren in sechs Wellen untersucht. Es gab Beispiele, bei denen trotz erheblicher Anstrengungen die Reformen nicht ausreichend vorankamen. Kühl schlägt vor, die pauschale Kritik an der Bürokratie vorerst zurückzustellen.

Auch in Japan ist diese Perspektive nützlich.

Aufzeichnungen und Prüfungen haben die Rolle, Betrug zu verhindern, Fairness in der Behandlung zu wahren und den Ablauf von Unfällen zu überprüfen. Nicht alle scheinbar umständlichen Verfahren sind unnötig. Andererseits müssen auch Überprüfungsarbeiten, die aufgrund vergangener Umstände zugenommen haben und deren Zweck unklar geworden ist, überprüft werden.

Die Frage sollte sein, was diese Arbeit schützt und ob dasselbe Ziel mit weniger Aufwand erreicht werden kann.

Wofür soll die zurückgewonnene Zeit genutzt werden?

Wenn man die deutsche Schätzung für Reformen in Japan nutzen möchte, sind drei Perspektiven erforderlich.

Erstens, die Konkretisierung der zu reduzierenden Bereiche. Finde Prozesse, die die Zeit der Nutzer und Verantwortlichen verbrauchen, wie doppelte Eingaben, erneute Ausstellung von Zertifikaten und rein formale Überprüfungen.

Zweitens, sicherzustellen, dass die Belastung nicht auf andere Personen verlagert wird. Auch wenn die Schalterdienste reduziert werden, kann man nicht sagen, dass die Effizienz der gesamten Gesellschaft gesteigert wurde, wenn die Antragsteller komplexe Vorgänge übernehmen müssen.

Drittens, die Verwendung der eingesparten Zeit und der freigesetzten Arbeitskräfte vorzubereiten. Es ist notwendig, die Arbeitsweise nach der Reduzierung zu berücksichtigen, einschließlich Versetzungen, Schulungen und der Verbesserung der Beratungsdienste.

Die Zahl von 250 Millionen Stunden ist groß. Ob diese Zeit jedoch wertvoll wird, hängt davon ab, was nach dem Wegfall der Verfahren möglich wird.

Japan sollte darauf abzielen, ein System zu schaffen, in dem Antragsteller zu ihrer eigentlichen Arbeit oder ihrem Leben zurückkehren können und Verwaltungsmitarbeiter sich auf die notwendige Unterstützung konzentrieren können. Der Erfolg der Reform zur Reduzierung von Dokumenten zeigt sich weniger in der Anzahl der reduzierten Blätter, sondern mehr in der Nutzung der zurückgewonnenen Zeit.

Quellen-URL

1. BUSINESS-PANORAMA/dts Nachrichtenagentur (29. September 2026)
   Arbeitszeit, wirtschaftliche Effekte, Schätzungen zu kurzfristigen Arbeitsplatzverlusten, Kühlers Forschung.
   https://business-panorama.de/news.php?newsid=6713079

2. Digitalagentur „Basisregister“
   Erklärung zur Bereitstellung von Basisinformationen in Japan und zur Vermeidung der erneuten Einreichung derselben Informationen durch die Once-Only-Lösung.
   https://www.digital.go.jp/policies/base_registry

3. Reddit „German bureaucracy is no joke“
   Nutzerbeiträge und Kommentare zu deutschen Verwaltungsverfahren. Unzufriedenheit über doppelte Einreichungen, Meinungsverschiedenheiten über Personal, unterschiedliche Bewertungen von Online-Verfahren. Keine direkte Reaktion auf die aktuelle Studie.
   https://www.reddit.com/r/germany/comments/1rvby91/german_bureaucracy_is_no_joke/